Kontakte importieren im CRM System

Kontakte importieren im CRM System

Schneller Import Ihrer Adressdaten

Eine der ersten Aufgaben die Sie bei der Einführung eines CRM Systems bewältigen müssen ist das Kontakte importieren im CRM System. Sollten Sie Ihre Kontakte bisher wirklich nur auf Papier ‚gespeichert‘ haben, so bleibt Ihnen nichts anderes übrig diese manuell in das CRM System einzutippen. In allen anderen Fällen unterstützt Sie iscrm mit Hilfe des Import-Moduls.

Voraussetzung um Ihre Adressdaten automatisiert in das Online CRM zu importieren ist eine Excel-, bzw. CSV-Datei. Die CSV-Datei können Sie aus jedem Kalkulationsprogramm erstellen und ist auch das übliche Ausgabeformat von Kontaktverwaltungsprogrammen.  Achten Sie dabei darauf, dass die CSV-Datei über folgende Eigenschaften verfügt:

  • Als Spaltentrenner sollte das Semikolon (;) verwendet werden.
  • Als Feldbegrenzer sollte das doppelte Hochkomma („) verwendet werden.
  • Wenn möglich sollte der internationale Zeichensatz UTF-8 verwendet werden.
    Hinweis: Das ist erforderlich um Sonderzeichen oder nicht europäische Zeichen korrekt darzustellen.

CSV-Datei hochladen

Sobald Sie eine CSV-Datei mit den Adressdaten erstellt haben, können Sie Ihre Daten importieren. Wählen Sie dazu in iscrm das Menü System -> Import und klicken Sie dann auf das Kommando CSV-Datei. Hier können Sie Ihre CSV-Datei mit den Adressdaten auf den CRM Server hochladen.

online crm

Nach dem Hochladen wird automatisch der Inhalt der CSV-Datei angezeigt und Sie müssen nur noch bestimmen auf welche CRM Datenfelder Ihre CSV-Daten übertragen werden sollen. Klicken Sie dazu einfach auf ein Feld in der farbig markierten Kopfzeile Ihrer CSV-Tabelle und wählen Sie ein passendes CRM-Datenfeld aus.  Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Import testen und wenn alles ok ist auf die Schaltfläche Datei importieren.

Die Cloud Geschäftsanwendung iscrm versucht den Import Ihrer Kontaktdaten möglichst einfach zu gestalten. Dennoch sollten Sie nachfolgende Hinweise und Anmerkungen berücksichtigen:

  • Wenn möglich versorgen Sie das Datenfeld ID (eindeutiger Key für jeden Kontakt) immer mit einem Wert, damit bei einem neuerlichen  Import bestehende Einträge aktualisiert werden
  • Der Import prüft nur auf das o.g. ID-Feld ob eine Adresse bereits vorhanden ist oder nicht. Kontaktsätze mit gleicher ID werden aktualisiert; andernfalls wird ein Kontaktsatz neu angelegt auch wenn Name und Adresse gleich sind.
  • iscrm unterscheidet zwischen Personen- und Firmendaten. Wollen Sie mehrere Personen zur gleichen Firma importieren und diese auch zusammenführen ist eine Firmen-ID zwingend notwendig.
  • Sollte ein Import nicht zum gewünschten Ergebnis führen, können Sie die gerade importierten Daten mit dem Kommando Importierte Daten löschen… wieder entfernen und nach der Anpassung des Imports neu aufsetzen
  • Der Zeichensatz UTF-8 ist – wie bereits erwähnt – ein für Cloud Applikationen üblicher internationaler Zeichensatz. Wenn Sie bisher mit einem älteren Kontaktverwaltungs-programm gearbeitet haben sind die Daten meist mit einem Windows-Zeichensatz gespeichert. Der muss dann umgesetzt werden. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie dabei Probleme haben

iscrm automatisiert und rationalisiert Ihre Geschäftsprozesse. Fangen Sie noch heute an mit dem Kontakte importieren im CRM System iscrm.

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