Online Auftragsverwaltung
Auftragsmanagement Software
für kleine und mittlere Unternehmen
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Cloud Auftragsverwaltung
Die cloud basierende Auftragsverwaltung steht Ihnen innerhalb des CRM Kontaktmanagements als integraler Bestandteil des ERP-Systems zur Verfügung.
Als intuitives Bindeglied aller Elemente in einer Online Auftragsverwaltung, haben Sie stets einen umfassenden Überblick aller wichtige Bereiche vom Angebot bis hin zur Fakturierung Ihrer Leistungen.
Wandeln Sie vom Kunden akzeptierte Angebote mit nur einem Mausklick in einen Auftrag, einen Teilauftrag oder bei Bedarf in ein Projekt und versenden automatisierte Auftragsbestätigungen als PDF direkt mit dem integrierten Email-Programm oder auf dem Postweg.
Für die Abrechnung eines Auftrags stehen viele Optionen zur Verfügung. Sammel- und Teilabrechnungen sind genauso möglich wie z.B. periodische und ereignisbezogene Abrechnungen. Vergl. auch Cloud Rechnungssoftware.
Funktionsübersicht
Reibungsloses Auftragsmanagement mit zentralem Blick auf alle Aktivitäten
In der übersichtlichen Auftragsabwicklung stehen Ihnen alle wichtigen und relevanten Informationen, wie Emails, Notizen, Arbeitszeiten, Arbeitsberichte, Kosten und Abrechnungsmodalitäten zentral zur Verfügung. Jeder Arbeitsschritt des Unternehmens Workflow kann für autorisierte Mitarbeiter nachvollzogen werden, egal, ob Sie die Auftragsverwaltung als Einzelunternehmer oder mit dezentralen Organisationsteams mobil nutzen. Die transparente Darstellung der Abläufe hilft Ihnen dabei Missverständnisse zu vermeiden.
Auftragszeiten online erfassen und fakturieren
Entstandene Arbeitszeiten und Aufwände können im Büro oder mobil erfasst und direkt Auftragspositionen eines Auftrags zugeordnet werden. Die Arbeitskosten stehen so zur Fakturierung oder als Tätigkeitsnachweis unmittelbar zur Verfügung.
Die integrierte Stunden- oder Projektabrechnung erfolgt erlaubt eine saubere Auswertung der Aufträge für jeden einzelnen Mitarbeiten oder ganze Teams. So kann man gegenüber Auftraggebern minutengenau belegen, wer was wo erledigte.
Arbeitsplan
Zur Bearbeitung von komplexeren Aufträge sind häufig viele Arbeitsschritte notwendig, die meist zeitlich voneinander abhängig sind und von den eigenen Kollegen, evtl. externen Auftragnehmern (Subunternehmer) oder kombiniert aus beiden Ressourcen zu bearbeiten sind.
Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks auftragsbezogene Arbeitungspläne, die Ihnen die Plan-Zeiten für Beginn und Ende aller Arbeitsschritte aufzeigt. Bei Fertigstellung eines Arbeitsschrittes werden die Ist-Zeiten einfach eingetragen zum Nachweis, wann die Arbeiten tatsächlich begonnen und beendet wurden.
Ein Arbeitungsplan kann jederzeit als PDF ausgegeben und an beteiligte Auftragnehmer oder Kollegen per E-Mail versendet werden.
Einen fertigen Arbeitungsplan können Sie als Vorlage abspeichern und ihn später bei ähnlich gearteten Aufträgen wiederverwenden. Die Planzeiten werden dann automatisch angepasst.
Arbeitsplan Kalender
Zu jedem Arbeitsschritt eines Auftrags steht Ihnen unterhalb des Arbeitsplans ein übersichtlicher Arbeitsplan-Kalender zur Verfügung, der Ihnen die Planzeiten je Arbeitsschritt in Kalenderwochen (KW) anzeigt. Zur internen Verwendung oder zur transparenten Kommunikation mit Ihren Auftraggeber wurde die E-Mail Versendung des Arbeitsplans und eine Druckfunktion integriert.
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Abrechnungspläne definieren und als Vorlage speichern
Komplexere Aufträge unterliegen oftmals einem vordefinierten Abrechnungsplan mit unterschiedlichen Abrechnungsregeln.
In der Auftragsverwaltung Online definieren Sie in übersichtlichen Schritten, wann und wie viel von der Auftragssumme – prozentual oder ein absoluter Wert – in Rechnung gestellt werden soll.
Bei Erreichen einer Erledigungsstufe erstellen Sie mit einem Klick eine Teilrechnung oder Abschlagsrechnung. Wurde der Auftrag abgearbeitet, kann mühelos eine Endabrechnung erstellt werden. Erstellte Teilrechnung oder Abschlagsrechnungen werden automatisch in Abzug gebracht, sofern ein Zahlungseingang verbucht wurde.
Kostencontrolling
Für die Abwicklung eines Auftrages müssen häufig Leistungen Subunternehmern zugekauft werden. In Rahmenverträgen vereinbaren Sie die zu liefernden Leistungen und Abrechnungsbedingungen. Alle Eingangsrechnungen werden dem Auftrag zugebucht und gegen die Rahmenverträge abgeglichen.
Auftragskosten im Blick behalten
Durch eine übersichtliche Gegenüberstellung von Auftragswerten und auftragsbezogenen Kosten gegliedert nach Kostengruppen haben Sie das Auftragsergebnis immer im Griff.
Lieferschein
Aus der jeweiligen Auftragsposition heraus erstellen Sie Lieferscheine in Ihrem Firmen-Layout.
Auslieferungen werden automatisch im Lager abgebucht.
Für das verbrauchte Material kann bei Bedarf automatisch eine entsprechende Bestellung ausgelöst werden.
