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CRM Leitfaden

Wenn Sie sich entschieden haben, die Online Geschäftsapplikation iscrm zukünftig für Ihre eigenen Zwecke einzusetzen stehen einige Arbeiten an, um das System auf Ihre Anforderungen anzupassen. Um Ihnen die Umstellung etwas einfacher zu machen, nachfolgend ein kleiner CRM Leitfaden, wie Sie die anstehenden Aufgaben am einfachsten angehen können.

1. Definieren Sie die zukünftigen Benutzer

Machen Sie sich ein Liste der zukünftigen Benutzer und bestimmen Sie damit, welche Funktionsbereiche in iscrm vorbereiten müssen. Sie können die Kollegen bereits in der System -> Benutzerverwaltung eintragen und deren Rechte bestimmen. So sehen Sie am schnellsten um welche Funktionen und Module Sie sich kümmern müssen und lernen dabei gleichzeitig auch die vielen Möglichkeiten von iscrm kennen.

Tip: Die Benutzer nicht aktiv setzen, damit sie nicht abgerechnet werden, solange Sie noch in der Vorbereitungsphase sind.

2. Grundeinstellungen prüfen

Nachdem Sie jetzt genauer wissen, welche Funktionen Sie einrichten müssen, sollten Sie unter System -> Mandant -> Tabreiter Einstellungen die Grundeinstellungen von iscrm prüfen. Hier stehen viele Optionen zur Verfügung, mit denen Sie das grundsätzliche Verhalten von iscrm beeinflußen können.

Bei manchen Optionen können Sie sicher sofort sagen ob diese für Sie notwendig ist (zB Seriennummer erforderlich). Wenn Sie sich unsicher sind, lassen Sie die Einstellung unverändert; Sie können sie auch später anpassen; momentan geht es vor allem darum, dass Sie ein Gefühl dafür bekommen was alles beeinflussbar ist.

Tip: Setzen Sie die Option E-Mail -> Nur der SystemAdmin kann E-Mail-Konten verwalten. Sie tun sich später leichter.

3. Kontaktdaten importieren

Bereiten Sie alle Kontaktdaten auf, die Sie bisher in irgendwelchen Alt-Systemen verwaltet haben. Erstellen Sie eine Import-Exceltabelle, die alle Ihre Kontaktdaten enthält. Dazu gehören Firmen- und Personendaten, alle Kommunikationsdaten, alte Historiendaten, Notizen und sonstige wichtigen Zusatz-Informationen (Preisgruppe, vereinbarte Rabatte, Interessen, Potentiale, etc.) die Sie dazu gespeichert haben.

Bereinigen Sie die Import-Exceltabelle von Doubletten; das mag lästig und aufwendig sein – aber solche Altlasten sollten tunlichst nicht weiter übernommen werden. Falls das nicht möglich ist, müssen Sie die Doubletten später in iscrm auflösen.

Gerade die Zusatz-Information bedürfen einer besonderen Beachtung. Sehen Sie sich das Import-Modul von iscrm unter System -> Exchange -> Import an und bestimmen Sie für jedes Datenfeld der Import-Exceltabelle das dazu passende iscrm-Datenfeld.

Wichtig: Finden Sie kein passendes iscrm-Datenfeld für eine Zusatzinformation, so definieren Sie dieses Feld unter System -> Datendefinition. Überlegen Sie dabei sorgfältig, ob sich die Zusatzinformation auf eine Firma oder auf eine Person bezieht. Ist das – neue – Feld definiert, erscheint es auch in der iscrm-Importliste.

Importieren Sie Ihre Kundendaten und prüfen Sie das Ergebnis in der Kontaktverwaltung. Falls Sie noch nicht ganz damit zufrieden sind, wechseln Sie in das Importmodul und löschen den letzten Import wieder raus; passen Sie die Import-Excel-Tabelle an und importieren Sie sie erneut.

4. E-Mail-Konten definieren

Auch wenn Sie mit Outlook aufgewachsen sind, sollten Sie iscrm an Ihre Mail-Konten anschließen und alle Kunden-Mail in iscrm ablegen. E-Mails sind wichtige Kundendaten und sollten mit den Kunden verknüpft und die die Kundenhistorie aufgenommen werden.

Definieren Sie unter Kommunikation -> E-Mail-Konten zumindest Ihre eigenen E-Mail-Konten.

Beachten Sie dabei die Tabreiter Einstellung und Gruppenkonto.

Im Fenster ‚Neues E-Mails‘ können Sie einen Firmen-Disclaimer anlegen, und für jedes E-Mail-Konto eine eigene Signatur hinterlegen.

5. Produktdaten

Sobald Sie im System Angebote erstellen wollen, sollten Sie sich über eine zentrale Produktdatenbank Gedanken machen. Produkte sind aus Sicht von iscrm nicht nur Handelsware oder Rohmaterial das Sie für Ihren Produktionsprozess benötigen; sondern auch Leistungen die Sie für Ihre Kunden erbringen und abrechnen müssen.

Überlegen Sie sich eine Gliederung Ihrer Produkte, die Sie über das Merkmal Produktgruppe abbilden. Produktgruppen sind wichtig für spätere Auswertungen.

Definieren Sie eindeutige Produktnummern.

Überlegen Sie, wie Sie evtl. notwendige Serien- oder Chargennummern abbilden möchten.

Wenn Ihre Produktliste zu umfangreich ist, als dass Sie sie manuell erfassen möchten sprechen Sie uns wegen einem Import an.

6. Druckvorlagen einrichten

Wann immer Sie einem Kunden ein Dokument – Brief, Fax, Angebot, Rechnung, etc. – zuschicken müssen, benötigen Sie dafür eine Druckvorlage. Eine Druckvorlage ist im Prinzip ein Regelwerk, das das Layout Ihres Dokumentes bestimmt, wenn es ausgedruckt oder – was meistens der Falls ist – als PDF erzeugt wird.

Druckvorlagen beschreiben ein Ausgabe-Dokument. Dazu gehört wie groß die Seite ist, welche Schrift zu verwenden ist, wo das Logo und die rechtlichen Texte auszugeben sind; und vieles mehr.

Druckvorlagen können in iscrm komplex werden, da Sie hier auch programmieren können um spezielle Anforderungen automatisiert umzusetzen.  Daher sollten Sie mit einem einfachen Dokument – z.B. einem Brief – anfangen und dafür eine Druckvorlage erzeugen.  Danach können Sie von dieser ersten Vorlage ausgehen und in weiteren Druckvorlagen nur noch die Erweiterungen einbauen.

Wenn Sie diese ersten Schritte geschafft haben, verfügen Sie über eine moderne webbasierte Geschäftsapplikation, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt ist und können diese produktiv einsetzen. Wann immer sich Ihre Anforderungen erweitern oder ändern, können Sie die notwendigen Funktionen zuschalten.

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