Cloud Dateimanager Software

Cloud Dateimanager Software

Kundendateien organisieren

Sie und Ihre Kollegen/innen brauchen eine gemeinsame Cloud Dateimanager Software. Denn egal ob Sie im Vertrieb oder in der Auftragsbearbeitung tätig sind  – Sie haben mit den unterschiedlichsten Dateien zu tun. Spezifikationen, Verträge, Anforderungsbeschreibungen, technische Zeichnungen und jede Menge Bilder sind so zu verwalten, dass Sie bei Bedarf auch wiedergefunden werden. Jedermann/frau in Ihrem Unternehmen sollte genau wissen wo er/sie welche Dokumente ohne lange Suche finden kann. Alles andere wäre einfach Zeitverschwendung.

Damit Sie also nicht den Überblick verlieren, sollten Sie sich ein paar Regeln aufstellen, wo Sie Dateien ablegen. Unabhängig davon wie eine Datei zu Ihnen gelangt – der häufigste Weg ist sicher der per E-Mail, deswegen wird die Ablage von Attachments hier besonders unterstützt – sollten Sie sie genau dort ablegen, wo Sie auch hingehört und/oder sie erstmalig verwendet wird. In unserer Online Geschäftsapplikation für CRM und ERP können Sie jede Art von Datei mit dem integrierten Dateimanager bei nahezu jedem Objekt ablegen:

  • Lead
  • Angebot
  • Auftrag
  • Kunde/Kontakt
  • Aufgabe oder Helpdesk-Eintrag
  • Projekt

Somit brauchen Sie nicht mehr für jeden Kunden oder jeden Auftrag entsprechende Verzeichnisse anlegen, und die Dokumente dort ablegen. In iscrm geht das eher umgekehrt – der Kunde selber, oder der Auftrag, oder der Lead, stellt implizit ein oder mehrere Verzeichnisse für eine geordnete Datei-Ablage zur Verfügung.

Wenn eine Datei im iscrm-Dateimanager abgelegt wird, wird sie mit allen bekannten Objekten verknüpft. D.h. wenn Sie z.B. eine Datei zu einem Lead ablegen wird sie automatisch mit dem zugehörigen Kunden verbunden. Und steht somit dann auch zur Verfügung wenn Sie sich den Kunden ansehen oder die Aufträge des Kunden durchblättern.

Somit können Sie sich im Dateimanager kontextabhängig über alle möglichen Ablageorte informieren und die gewünschte Datei öffnen. Klicken Sie dazu einfach auf den Button Verzeichnis. Mit dieser Funktion werden alle Verzeichnisse augelistet, die im aktuellen Kontext verfügbar sind.

Dateien im Dateimanager bearbeiten

Wenn Sie eine Datei bearbeiten erfolgt dies meist lokal; d.h. Sie müssen normalerweise die Datei zuerst auf Ihren Rechner herunterladen. Erst dann können Sie sie zur Bearbeitung öffnen. Nach der Bearbeitung laden Sie die geänderte Datei mit gleichem Namen wieder hoch. Siehe dazu die beiden Buttons Download und Upload. Der Upload akzeptiert dabei zur Sicherheit nur eine Datei mit gleichem Namen.

Wenn Sie während der Zeit der Bearbeitung sicherstellen wollen, dass nicht ein/e Kollege/in die Datei verändert,  sollten Sie sie zuerst einfrieren. (siehe unten)

Wenn Sie eine Datei im Dateimanager abgelegt haben möchten Sie evtl. verhindern, dass sie durch einen anderen Upload überschrieben oder geändert wird. Das kann sehr wichtig sein bei der letzten Version von Verträgen oder von Anforderungsspezifikationen.  Deswegen steht Ihnen hier die Funktion Einfrieren zur Verfügung. Damit verhindern Sie dass eine Datei versehentlich geändert wird. Beim Einfrieren wird protokolliert wer dafür verantwortlich war.  Will ein Kollege die Datei trotzdem weiterbearbeiten muss er/sie die Datei nach Abstimmung zuerst freigeben. Die Freigabe wird ebenfalls mit Name und Zeitpunkt protokolliert, damit Sie immer nachvollziehen können wie sich die Datei geändert hat.

WICHTIGER HINWEIS: Die Cloud Dateimanager Software in iscrm ist kein Dokumenten-/Archivierungs-Management-System im Sinne der anstehenden Änderungen des Datenschutzgesetztes, die im nächsten Jahr verpflichtend werden. Wenn Sie eine rechtskonforme Archivierung benötigen sprechen Sie uns bitte an.

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