Digitale Archivierungssoftware

Digitale Datenarchivierung – ein notwendiges Übel?

Als Geschäftsmann können Sie bestätigen, dass die rechtskonforme Archivierung Ihrer Unternehmensdaten eine besondere Herausforderung darstellt. Das liegt in erster Linie an den komplexen Anforderungen des Gesetzgebers in Deutschland und der Wahl für eine digitale Archivierungssoftware. Als Kaufmann unterliegen Sie grundsätzlich dem deutschen Handels- und Steuerrecht und sollten daher über die sich daraus ergebenden Konsequenzen bezüglich der zu archivierenden Dokumente Bescheid wissen.

Ein kleiner Exkurs in den Dschungel des deutschen Handels- und Steuerrechts

Die Aufbewahrungsfristen für alle kaufmännischen Dokumente sind sowohl in der Abgabenordnung als auch im Handelsgesetzbuch geregelt. Für Mediziner und für öffentliche Verwaltungen gelten andere gesetzliche Grundlagen und Verordnungen. Selbst für Kaufleute gibt es unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Dokumenten. So unterliegen alle Unterlagen mit einer steuerlichen und kaufmännischen Bedeutung wie unter anderem Briefe und E-Mails einer Frist zur Aufbewahrung von sechs Jahren. Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventarunterlagen, Personalakten und alle Rechnungen auf Papier oder in digitaler Form müssen laut Gesetzgeber sogar für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Digitale Archivierungssoftware

Der wesentliche Unterschied zwischen Backup und Archivierung

Sicherlich können Sie bereits zwischen Archivierung und Backup differenzieren, dennoch sollen die wesentlichen Unterschiede dieser beiden Verfahren kurz dargestellt werden. Bei einem Backup handelt es sich eine Kopie von Daten, die bei Verlust oder Fehlern kurzfristig wiederhergestellt werden müssen. Ein Backup deckt einen überschaubaren Zeitraum ab, der sich mindestens in Stunden oder maximal in Monate beziffern lässt. Beim Archivieren handelt es sich um die langfristige und systembasierte Umschichtung von Geschäftsdaten. Diese sind im Produktionssystem Ihrer Firma nicht mehr verfügbar und müssen für bis zu zehn Jahre gesichert werden. Sie müssen darauf achten, dass diese Daten revisionssicher sind, also im Nachhinein nicht mehr verändert werden können.

Die digitale Archivierungssoftware in der Cloud bietet Rechtssicherheit und noch mehr

Mit einer Software as a Service (SaaS) Cloud Lösung ist es möglich, die gesetzeskonforme Archivierung Ihrer unternehmerischen Daten exakt auf Ihre ganz speziellen Anforderungen anzupassen. Ein Archivsystem in der Cloud bietet Ihnen außerdem einen sehr hohen Sicherheitsstandard bei gleichzeitiger hoch performanter Verfügbarkeit an jedem Ort und zu jeder Zeit. Zudem garantiert Ihnen die Digitalisierung mithilfe einer Cloud Online-Lösung jede Menge Flexibilität zu einem sehr guten Preisleistungs-Verhältnis.

Sie nutzen die Features der Cloud Solution zum Archivieren Ihrer Dokumente. Dabei können Sie unter anderem die Laufzeit für die Aufbewahrung von E-Mails, Dateien etc. gemäß den gesetzlichen Vorgaben selbst definieren. Ganz nebenbei erschaffen Sie dadurch ein für Ihr Unternehmen optimal zugeschnittenes Information Management (IM), auf das Ihre Mitarbeiter in Echtzeit unabhängig von Zeit und Ort zugreifen können. Dabei behalten Sie immer den Überblick und alle Fäden in der Hand.

Bei einer Cloud Solution vermeiden Sie hohe anfängliche Investitionen. Schließlich wird Ihr Unternehmen nur in eine bereits vorhandene und erprobte Softwarelösung integriert. Dabei sind unterschiedliche und sehr flexible Abrechnungsmodelle möglich. Diese verhelfen Ihnen zur absoluten Transparenz und Kontrolle Ihrer Kosten. Eine Software as a Service (SaaS) Lösung fügt sich nahtlos in jede bereits vorhandene IT-Systemlandschaft ein. Selbstverständlich findet jede Kommunikation per verschlüsselten Datenaustausch statt. Die Digitalisierung basiert selbstverständlich auf den extrem hohen deutschen Standards beim Kampf gegen Datenmissbrauch und -manipulation.

Ein Archiv in der Cloud als günstige Lösung ohne versteckte Kosten

Gerade bei Hardware basierten Systemen bezahlen Sie als Unternehmer oft zu viel für die Archivierung Ihrer Daten. In der Regel müssen Sie das Archivierungsprojekt vorfinanzieren. Die Laufkosten für Server und Personal sind dabei genauso zu berücksichtigen wie die Strom- und Wartungskosten. Nicht selten entscheiden sich Unternehmen für eine überdimensionierte Speicherkapazität, um genügend Reserven für ein plötzliches Wachstum vorzuhalten. Diese ungenutzten Kapazitäten binden unnötig hohe finanzielle Mittel.

Wie bereits vorher kurz beschreiben, müssen Sie bei der Digitalisierung Ihres Archivs in der Cloud finanziell nicht in Vorleistung treten. Die Laufkosten sind ebenfalls inklusive einer monatlichen Fee. Die benötigten Ressourcen können den Anforderungen entsprechend sehr kurzfristig erhöht oder sogar reduziert werden. Auf die Archivierung spezialisierte Cloud Anbieter stellen außerdem mithilfe regelmäßiger Routinen die Integrität und Sicherheit Ihrer Daten über den gesamten Zeitraum sicher – das ebenfalls ohne Zusatzkosten.

Das wäre mit einer digitalen Archivierung in der Cloud nicht passiert

Die Geschichte der Menschheit ist voll von Pleiten und Pannen bei der Datenarchivierung. Wenn die Protagonisten ein digitales Online Cloud Archiv gehabt hätte, wären Ihnen die Peinlichkeiten und der damit verbundene Spott mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit erspart geblieben. An dieser Stelle stehen zwei sehr prominente Beispiele für viele weitere historische Archivierungspannen.

Unglaublich aber wahr, der erste Fall handelt von der amerikanischen Weltraumbehörde NASA. Diese hat in der Vergangenheit Milliarden von Dollar für die Archivierung ihrer gigantischen Datenmenge ausgegeben. Von der NASA unbestätigten Informationen zufolge betreibt die amerikanische Weltraumbehörde ein gewaltiges Datenarchiv von 115 Petabyte, was sagenhaften 115.000 Terrabyte entspricht.

Ob Sie es glauben möchten oder nicht, die US-amerikanische Weltraumbehörde NASA kann nicht mehr auf die Archivdaten ihrer Marserkundungs-Sonden Viking und Pioneer zugreifen, weil die Laufwerke zum Lesen der Archivdaten Magnetbänder vom Markt genommen wurden und nicht mehr verfügbar sind. Etwas vergleichbar Schlimmes ist wohl bei einem beachtlichen Teil der DDR-Archivdaten passiert. Die Datensicherungs-Experten der Bundesrepublik Deutschland wollten dieses ebenfalls weder dementieren noch bestätigen.

Alle Vorteile eines Cloud basierten digitalen Archivs im Überblick

Im vorangegangenen Text durften Sie die Vorteile für eine digitale Archivierungssoftware in der Cloud kennenlernen. An dieser Stelle werden alle Fakten noch einmal kurz für Sie zusammengefasst.

Alle Ihre Daten werden revisionssicher und den gesetzlichen Anforderungen entsprechend in die Cloud verschoben. Dieser Vorgang funktioniert voll automatisch. Es entstehen keine Kosten für zusätzliche Hardware. Durch das Andocken an eine bereits bestehenden Software as a Service Lösung ist so gut wie keine Programmierung notwendig. Die Cloud Unternehmens Software lässt sich in jedes gängige Betriebssystem und in jede technische Infrastruktur integrieren. Beim Verschieben Ihrer Daten in Ihr Cloud Archiv werden diese mit einer End-to-End Verschlüsselung vor dem Zugriff Dritter geschützt.

Sie behalten die vollkommene Kontrolle über Ihre Daten und können auf diese zu jeder Zeit und an jedem Ort zugreifen. Sie profieren von einer unkomplizierten All-in-One Preisgestaltung, die sehr flexibel und Ihren Anforderungen entsprechend erarbeitet werden kann. Im All-Inclusive Sorglos Paket für die digitale Archivierung ist die Unterstützung eines kompetenten Customer Services ebenfalls inklusive. Herzlich willkommen in der wunderbaren Welt der Digitalisierung.