Beispiel für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Online CRM und ERP Unternehmenssoftware iscrm wird von vielen Firmen aus den unterschiedlichsten Branchen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen verwendet. Dazu gehören Hersteller und Händler, Vertriebsorganisationen und Service­gesellschaften, wie auch Unternehmensberater, Handwerker, Arztpraxen und Agenturen. Sie haben alle unterschiedlichste Anforderung und Schwerpunkte – doch alle setzen sehr erfolgreich auf cloudbasierte, digitale Geschäftsprozesse.

Das Unternehmen, das ich Ihnen heute vorstellen möchte, ist die deutsche Vertriebstochter eines tschechischen Herstellers von Karosserieteilen und sicher ein sehr erfolgreicher Vorreiter der Digitalisierung. Schwerpunkt ist hier die Betreuung der deutschen Kunden mit den Aufgaben

  • Auftragsbearbeitung
  • Lagerführung zur zeitnahen Auslieferung von bestellter Ware
  • Bestellung der Ware bei der Muttergesellschaft
  • Abrechnung

Die Betreuung der Kunden erfolgt über z.Zt. fünf Key Accounter, die das gesamte Bundesgebiet nach geografischen Merkmalen aufgeteilt haben. Jeder Key Accounter verfügt über ein Home Office und betreut seine Kunden von zu Hause aus. Alle kundenrelevanten Informationen (E-Mail, Telefonate, Kundenbesuche, etc) werden in iscrm protokolliert und stehen so jederzeit dem Back Office zur Verfügung. Der Zugriff auf iscrm ist so gesteuert, dass jeder Key Accounter nur die Auftragsdaten und Preiskonditionen seiner Kunden sieht.

Die Auftragsbearbeitung ist für die größeren Auftragsmengen bereits vollautomatisiert. Die Aufträge werden dazu in digitaler Form vom Kunden übernommen und in iscrm ohne jede weitere manuelle Bearbeitung importiert. Da die Kunden mit unterschiedlichsten  ERP-Systemen (zB SAP, Navision,…) arbeiten ist die Auftragsschnittstelle individuell mit jedem Kunden abgesprochen.

Da die Aufträge teilweise sehr kurzfristig eingehen und die Ware manchmal direkt an das Fertigungsband zu liefern ist, werden zwei regionale Läger unterhalten, aus denen direkt an die Kunden ausgeliefert wird. D.h. die Ware muss in den meisten Fällen vorgehalten werden obwohl die Karosserieteile kundenindividuell gefertigt werden; auch deswegen, da eine Konventionalstrafe droht, falls beauftragte Ware nicht rechtzeitig geliefert wird. Dies erfordert eine sehr ausgefeilte Lagerauswertung unter Beachtung von Lieferfristen, Beschaffungsdauer und Lagerkosten.

Als Ergebnis der Lagerauswertung werden automatisiert Bestellvorschläge für alle Lieferadressen erstellt, die per Schnittstelle an die Produktionssoftware der Muttergesellschaft übergeben werden. Leider z.Zt. noch als CSV-Datei, da eine andere Technik momentan noch nicht möglich ist.

Die Abrechnung der Kundenaufträge erfolgt ebenfalls in iscrm. Dabei wird – je nach Umsatzvolumen – nicht jeder Auftrag einzeln abgerechnet, sondern die Aufträge werden für vereinbarte Zeiträume gesammelt und einer sgn. Sammelrechnung eingestellt. Das ist für den Kunden bequemer und für die eigene Kontrolle erheblich einfacher. Die Sammelrechnung wird in PDF-Form meist direkt an die Buchhaltung des Kunden ausgeliefert.

Der Kunde hat vor ca. zwei Jahren iscrm für seinen Vertrieb eingeführt – aber dann sehr schnell damit begonnen alle weiteren Prozesse zu digitalisieren, da er Möglichkeiten der Rationalisierung auf Grund der vorhandenen Basisfunktionen von iscrm relativ einfach umsetzen konnte. Ein erfolgreiches Beispiel für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.