Rechnungsvorlage erstellen

Eine Rechnungsvorlage legt die Regeln fest, mit denen eine Rechnung zu erzeugen ist. Die Anforderungen dafür können überaus komplex und vielschichtig sein. In- und Auslandsrechnungen sowie Teil- und Schluß-rechnungen sind zu beachten. Dazu kommen noch eine Reihe von rechtlichen Bedingungen die enthalten sein müssen, damit die Rechnung im Ernstfall nicht mangels Formfehler negiert werden kann. Dieser Beitrag zeigt Ihnen wie Sie mithilfe unserer iscrm Geschäftsapplikation eine korrekte Rechnungsvorlage erstellen können.

Die Cloud Geschäftsanwendung iscrm  stellt dafür ein sehr flexibles Einstellungsmodul zur Verfügung mit dem Sie alle notwendigen Inhalte einer Rechnung frei gestalten können – die sgn. Druckvorlage.  Als Systemadministrator finden Sie das entsprechende Start-Kommando unter dem Menü Mehr….

In den Druckvorlagen der Rechnungssoftware legen Sie das Layout und den Inhalt für jedes Dokument, das als PDF ausgegeben wird  fest. Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über die besonderen Merkmale, die bei einem Rechnungsdruck auf alle Fälle in der Rechnungsvorlage beachten werden sollten.

Fortlaufende Rechnungsnummer in Rechnungsvorlage

Rechnungsnummern müssen lückenlos fortlaufend sein. Allerdings können Sie – aus welchen betrieblichen Gründen auch immer – unterschiedliche Nummernkreise verwenden. Die Startwerte für die Rechnungsnummer legen Sie in der Druckvorlage fest.  Beachten Sie dabei die Unterschiede zwischen der reinen Rechnungsnummer – das ist eine fortlaufende Zahl – und der Ausgabeformatierung. Die Formatierung der Rechnungsnummer wird gerne mit dem Rechnungs-Jahr und -Monat kombiniert und kann sonstige Kennungen enthalten.

Hinweis: Häufig beginnen Rechnungsnummern nach Ablauf eines Geschäftsjahres wieder von vorne. Besser ist es aber, die Rechnungsnummer immer weiterlaufen zu lassen. Dann bekommen Sie keine Dubletten.

Zahlungskonditionen in einer Rechnungsvorlage hinterlegen

Zu den Zahlungskonditionen zählt normalerweise das Zahlungsziel und das Skonto.

Das Zahlungsziel legt fest, bis wann eine Rechnung vom Kunden zu bezahlen ist; danach können Sie Verzugszinsen erheben. Gerne wird hier eine Formulierung wie z.B. ‚Zahlbar innerhalb von 4 Wochen‘ verwendet. Im Streitfall wird Ihnen das aber nicht helfen, da die aktuelle Rechtsprechung eine eindeutige Datumsangabe verlangt. Also schreiben Sie in der Rechnungsvorlage besser ‚Zahlungseingang bis spätestens 1.9.2017‘.

Das Skonto vereinbart einen Rechnungsabzug in Prozent von Rechnungswert, wenn der Kunde vor Ablauf der Zahlungsfrist die Rechnung überweist.

Zahlungskonditionen können unterschiedlichst vereinbart und hinterlegt werden:

  • Kundenspezifisch; d.h. Sie definieren für jeden Kunden unterschiedliche Bedingungen.
    Dann sollten Sie sich beim Kunden entsprechende Konditionen-Felder anlegen und die Daten einpflegen. Bei der Rechnungserstellung greifen Sie dann – gesteuert über die Rechnungsvorlage – auf diese Informationen zu und geben sie in der Rechnung aus.
  • Rechnungsspezifisch; d.h. für jede Rechnung hinterlegen Sie eigene Zahlungskonditionen. Das ist zwar der flexibelste, aber auch der aufwendigste Weg, weil Sie dann in jeder Rechnung die Zahlungskonditionen eintragen müssen.
  • Fixe Vereinbarung. D.h. jede Rechnung weist die gleichen Konditionen aus. Dann tragen Sie die Zahlungskonditionen fest in der Druckvorlage ein.

Hinweis: Das Skonto ist mit Abstand die teuerste Finanzierung die Sie haben können; da ist jedes Faktoring billiger.

Rechtlich notwendige Angaben in einer Rechnungsvorlage

Alle notwendigen rechtlichen Angaben sollten Sie im Seitenfuß einer Rechnung hinterlegen. Dazu gehören u.a. die vollständige Geschäftsadresse und evtl. Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-ID.  Tragen Sie diese Angaben fest in der Druckvorlage im Seitenfuß ein; dann müssen Sie sich bei der Rechnungschreibung nicht weiter darum kümmern.

Verweis auf Auftrag

In manchen Rechnungen ist es erforderlich, dass der Auftrag, auf Grund dessen die Rechnung erstellt wird mit angehängt wird. Dafür stellt iscrm eine Druckfunktion zur Verfügung, um bei Bedarf auf einer Folgeseite zur Rechnung die Auftragspositionen auszugeben. Damit sparen Sie sich Rückfragen von der Rechnungsstelle des Kunden, denen der Auftrag aus der Auftragsverwaltung häufig nicht vorliegt..

Umsatzsteuer-ID des Kunden

Diese ist wichtig, wenn wenn Sie mit Auslandskunden zu tun haben. Speichern Sie die Umsatzsteuer-ID im Kundenbereich unter Kontakt > Firma > Bank. Hier haben Sie auch eine Kontrollfunktion um die ID auf Gültigkeit zu überprüfen. Verwendet wird dafür MIAS – das MwSt-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission. Es liegt in Ihrer Verantwortung, dass die Umsatzsteuer-ID korrekt ist!

Hinweis: Der Mwst-Ausweis bei Rechnungen an europäische Auslandskunden kann entfallen, wenn Sie die – gültige – Umsatzsteuer-ID des Kunden auf der Rechnung ausweisen. Idealerweise wird diese ID in den Infolabels rechts von der Adresse ausgegeben; eine Druckfunktion steht dafür zur Verfügung.

Rabatte

Normalerweise werden Rabatte in der Angebots- oder Auftragsphase vereinbart und haben daher in einer Rechnung nichts zu suchen. Die Rechnung sollte Ihre Ansprüche gegenüber dem Kunden rechtlich einwandfrei dokumentieren und durch Rabattangaben nicht wieder streitig machen.

Sollten Sie das anders sehen – die Rabattberechnung steht Ihnen – wie in der Angebotssoftware und Auftrag – auch bei den Rechnungen zur Verfügung.

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