Serienbriefe

Erstellen von Serienbriefen und Adressetiketten

Auch in Zeiten des Newsletters haben Serienbriefe noch lange nicht ausgedient. Denn unbestritten erzeugt ein richtiger Brief mehr Aufmerksamkeit beim Empfänger – er lässt sich nicht so leicht wegklicken wie ein Newsletter und auch die haptische Erfahrung prägt sich besser ein.

Nachteil des Serienbriefs ist der vergleichsweise hohe Aufwand bis ein Serienbrief für viele Empfänger gedruckt, unterschrieben, kuvertiert und versandt ist. Trotzdem hat der Newsletter als bewährtes Marketinginstrument weiterhin seine Berechtigung.

Deshalb unterstützt unsere Online Geschäftsapplikation für CRM und ERP das erstellen von Serienbriefen und Adressetiketten. Erstellen Sie mit wenigen Mausklicks personalisierte Briefe in größeren Mengen.

Serienbriefe werden in iscrm für Aussendungen von bis zu max. 500 Briefen unterstützt. Umfangreichere Serienbriefe können gut z.B. in Word oder OpenOffice abgewickelt werden. Die dafür notwendige Adressdatei (Excel-/CSV-Datei) kann von iscrm bequem bereitgestellt werden. Die Bereitstellung erfolgt über System -> Export.

Serienbriefe in iscrm erstellen

Um Serienbriefe zu erstellen gehen Sie genau so vor, als wenn Sie einen Brief an einen einzelnen Kontakt schreiben. Nur dass Sie dazu vorher eine Selektion auf die Kontakte ausführen, an die der Serienbrief versandt soll. Die Selektion darf 500 Einträge nicht überschreiten.

Danach schreiben Sie den gewünschten Brieftext. An Stelle der Briefanrede und anderer kontaktspezifischer Daten fügen Sie im Brieftext eine Druckfunktion ein. Diese wird bei der Brieferstellung mit den entsprechenden Kontaktdaten ersetzt. Vergl. auch Druckvorlagen.

Der Serienbrief-Druck wird über Neuer Brief > Mehr > Serienbriefe erstellen initiiert. Das Ergebnis ist eine PDF-Datei mit allen Briefen, die Sie sind dann nur noch ausdrucken müssen.

Format von Druckvariablen

Das Format für eine Druckfunktion ist *

  • Die Briefanrede notieren Sie z.B. mit der Druckfunktion *,
  • Für weitere Druckvariablen sehen Sie bitte in den Druckvorlagen nach.
  • Damit Sie nicht alle Briefe einzeln unterschrieben müssen fügen Sie über die Druckfunktion * eine Unterschriftsdatei ein.

Format von Textvariablen

Wenn Sie auf Kontaktdaten verweisen wollen, für die keine vordefinierte Druckfunktion bereitgestellt wird, können Sie mit Hilfe von Textvariablen jedes Datenfeld aus dem Kontaktbereich ansprechen. Beispiele:

  • Um die Profile der aktuellen Person im Textbaustein zu notieren verwenden Sie z.B.
    [@pe.profil1],  [@pe.profile2]*
  • Um die Branche der aktuellen Firma im Textbaustein zu notieren verwenden Sie z.B.
  • [@bu.branche]*

* Hinweis: Im Brieftext müssen die eckigen Klammer immer verdoppelt werden, damit Sie bei der Brieferzeugung korrekt umgesetzt werden.

Adressetiketten drucken

Nach dem gleichen Schema können Sie auch Etiketten drucken. Sie müssen dazu nur eine entsprechende Druckvorlage anlegen – am besten im Format DIN A6:

  • Entfernen Sie in der Druckvorlage alle Header- und Footer-Einstellungen; setzen Sie die Größen von Header und Footer auf 0
  • Entfernen Sie alle In der Druckvorlage alle Angaben zu den Infolabels
  • Entfernen Sie die Seitenangaben (durch negative Postionsangaben für die x- und y-Ausrichtung)
  • Entfernen Sie alle Vorbesetzungen für den Betreff und den Brieftext
  • Verschieben Sie den Ausdruck des Adressbereichs ganz nach oben

Somit sollte der Briefdruck nur noch die Ausgabe eines Adressetiketts erzwingen.

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