Digitale Unterschrift verbessert die Rücklaufquote um 21%

Posted: Okt,2023

Elektronische Unterschrift erfassen

Die Digitale Unterschrift ist eine persönliche Signatur die nicht auf Papier, sondern auf elektronischem Weg abgegeben wird. Dies kann auf einem Desktop-PC, Tablet oder Smartphone erfolgen.  Die Signatur kann mit dem Finger oder zur Not auch mit der Maus geleistet werden; besser ist allerdings die Verwendung eines Touch-Pens. Wenn Sie glauben, dass sie keinen Touch-Pen haben, dann achten Sie doch nächstes Mal auf Ihre Kugelschreiber: vielleicht finden sie einen mit einem Gumminoppen am oberen Ende – das dürfte dann ein Touch-Pen sein.

Die meisten gängigen Verträge und Formulare können elektronisch unterzeichnet werden. Wichtig ist, dass die digitale Unterschrift nicht manipuliert werden kann. Hier einige Beispiele für Dokumente, die elektronisch signiert werden können:

  • Kaufaufträge
  • Lieferantenvereinbarungen
  • Serviceverträge
  • Betriebliche Vereinbarung
  • Geheimhaltungsvereinbarungen

Das papierlose Verfahren wird immer beliebter – kein Wunder, denn es ist erheblicher bequemer als das alte papiergebundene Verfahren. Hierbei musste der Signierende den Vertrag zuerst drucken, dann unterschreiben und anschließend per Post zurückschicken. Alternativ konnten die Seiten mit der Unterschrift gescannt und per Mail versendet werden. Ein sehr aufwendiges Verfahren um seine Zustimmung zu einer abgestimmten Vereinbarung zu dokumentieren.

iscrm unterstützt die Digitale Unterschrift bei Aufträgen. Das ist für beide Vertragspartner erheblich einfacher und vor allem sehr schnell. Die Unterzeichnung kann  per Mail in wenigen Minuten erledigt sein.

Wie müssen sie vorgehen um eine digitale Unterschrift einzuholen?

Das ist einfach: Zuerst müssen sie in den Druckvorlagen für den Auftragsdruck mit der Druckfunktion DigitalSignature()  die Stellen markieren, wo welche Unterschrift einzutragen ist.

Danach erweitern sie das E-Mail mit dem sie den Auftrag an den Kunden schicken. Hier stellen Sie dem Kunden einen Link zur Verfügung mit dem er/sie den Unterschriftsdialog starten kann. Für diesen Link stellt iscrm die vordefinierte Druckfunktion DigitalSignatureLink() zur Verfügung.

Tipp: Erklären Sie Ihrem Kunden, dass dieses Verfahren sicher ist, und er/sie sich viel Arbeit mit der Digitalen Unterschrift spart. Dann werden viele Ihrer Kunden die Digitale Unterschrift auch nutzen wollen.

Was muss der Kunde machen?

Mit einem Klick auf den oben definierten Link öffnet der Kunden ein Browser-Fenster in dem das  Auftrags-PDF angezeigt wird und daneben bis zu drei Felder für Unterschriften.  Die möglichen Unterschriften gelten

  1. für den Auftrag
  2. für die Erlaubnis Rechnungsbeträge zum Auftrag per SEPA-Lastschrift einzuziehen. Falls der Kunde das wünscht, muss er auch die erforderlichen Bankdaten eingeben.
  3. für die Bestätigung der Kenntnisnahme der DSGVO-Vereinbarung.

Welche Unterschrift(en) sie beim Kunden anfordern wollen, können sie beim oben genannten  DigitalSignatureLink()  per Parameter  spezifizieren. Details dazu finden sie in der Online-Hilfe.

Hat der Kunde unterschrieben wird sofort ein signiertes Auftrags-PDF erstellt das er downloaden und archivieren kann.

Sie erhalten umgehend ein E-Mail zur Info, dass der Kunde unterschrieben hat und in der Historie des Auftrags wird ein entsprechender Bericht hinterlegt.

Zusammenfassung

Die digitale Unterschrift bietet viele Vorteile für Sie und Ihre Geschäftspartner: Hierzu einige Beispiele:

  • Sie können Dokumente schneller und einfacher unterschreiben, ohne Papier, Drucker oder Scanner zu benötigen. Sie können Ihre Unterschrift von jedem Gerät auslösen, zum Beispiel mit Ihrem Smartphone oder Tablet.
  • Sie sparen Zeit und Kosten, die sonst für den Versand, die Archivierung und die Suche nach Papierdokumenten anfallen würden.
  • Sie schützen die Umwelt, indem Sie weniger Papier und Energie verbrauchen.
  • Sie erhöhen die Sicherheit und Rechtsgültigkeit Ihrer Dokumente, da die digitale Unterschrift Manipulationen verhindert und die Identität des Unterzeichners bestätigt.
  • Sie verbessern die Kundenzufriedenheit und das Unternehmensimage, indem Sie moderne, nachhaltige und zeitgemäße Technologien nutzen.

Die digitale Unterschrift entwickelt sich stetig weiter und passt sich permanent an die Bedürfnisse der Nutzer und an die Anforderungen der Gesetzgeber an. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation und ermöglicht eine effiziente und sichere Kommunikation in der Online-Welt.

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