ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es verbindet eine lesbare PDF/A-3-Sichtkomponente mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. So kann der Empfänger die Rechnung am Bildschirm prüfen, während seine Software die Rechnungsdaten weiterverarbeitet. PDF und XML müssen inhaltlich übereinstimmen.
Für kleine Unternehmen ist das ein praxistauglicher Weg in die E-Rechnung. Das eigene Rechnungs-Layout bleibt erhalten, die Daten stehen zugleich für den digitalen Austausch bereit. iscrm erstellt ZUGFeRD-Rechnungen direkt in der webbasierten Software. Die Funktionen bauen auf dem Online-Rechnungsprogramm von iscrm auf.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Wer seine Rechnungsprozesse jetzt vorbereitet, kann Daten, Empfängervorgaben und Versandwege rechtzeitig prüfen.
ZUGFeRD ist ein kostenfrei verfügbares, branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch.
Stand der Angaben: September 2026:
Die aktuelle FeRD-Spezifikation ist ZUGFeRD 2.5.2. Sie ist seit dem 1. September 2026 gültig.
Inhaltsverzeichnis
ZUGFeRD auf einen Blick
ZUGFeRD ist ein Datenformat, keine zusätzliche Software
ZUGFeRD ist keine Anwendung, die zusätzlich installiert wird. Das Format beschreibt, wie Rechnungsdaten aufgebaut sein müssen. Diese Vorgaben werden in eine ERP-, EDI- oder andere Unternehmenssoftware eingebunden. In iscrm übernimmt das System die Erstellung der Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Eine ZUGFeRD-Rechnung hat zwei Bestandteile. Das PDF/A-3-Dokument ist die Sichtkomponente. Es lässt sich lesen, speichern oder ausdrucken. Die eingebetteten XML-Daten enthalten dieselben Rechnungsinformationen in strukturierter Form. FeRD bezeichnet PDF und XML als inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Eine einfache PDF-Datei ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Sie gilt als sonstige Rechnung.
Ab wann brauchen Unternehmen E-Rechnungen?
Die Regelungen zur E-Rechnung beziehen sich auf Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Seit dem 1. Januar 2025 müssen diese Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach.
Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Ausschlaggebend sind der Zeitpunkt des Umsatzes, die Umsatzart und der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers.
| Zeitraum | Regelung für inländische B2B-Umsätze |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 | Rechnungsaussteller dürfen noch sonstige Rechnungen verwenden. Eine Papierrechnung ist weiterhin möglich. Eine unstrukturierte elektronische Rechnung, etwa eine PDF per E-Mail, setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus. |
| 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 | Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet die Übergangsfrist grundsätzlich am 31. Dezember 2026. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt sie noch bis zum 31. Dezember 2027. |
| Ab 1. Januar 2028 | Für inländische B2B-Umsätze gilt grundsätzlich die Pflicht zur E-Rechnung, soweit der Umsatz unter den Anwendungsbereich fällt und keine gesetzliche Ausnahme greift. |
Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro, Umsätze an Privatpersonen und bestimmte Fahrausweise sind Beispiele für Ausnahmen. Diese Aufzählung ist nicht abschließend. Bei Fragen zur eigenen steuerlichen Situation ist die Steuerberatung die richtige Anlaufstelle.
ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist der Unterschied?
ZUGFeRD und XRechnung dienen beide dem strukturierten elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Sie sind jedoch nicht dasselbe Format. Einen Überblick zur Umsetzung bietet auch der Beitrag XRechnung in iscrm erstellen und verarbeiten.
XRechnung ist ein von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, bereitgestellter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. XRechnung kann die XML-Syntaxen Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) verwenden. ZUGFeRD ist ein hybrides Format mit PDF/A-3-Sichtkomponente und eingebettetem XML. ZUGFeRD verwendet CII.
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Grundform | Hybridformat: PDF/A-3 plus eingebettete XML-Daten. | Strukturierter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. |
| Lesbarkeit | Die PDF-Sichtkomponente kann das individuelle Rechnungs-Layout abbilden. | Die strukturierten Daten sind für die automatische Verarbeitung bestimmt; für eine komfortable Ansicht braucht es eine geeignete Darstellung. |
| XML-Syntax | ZUGFeRD verwendet CII. | XRechnung kann CII oder UBL verwenden. |
| Versandweg | Nicht festgelegt. Möglich sind etwa E-Mail, Datei-Upload oder ein Portal. | Der vom Empfänger oder öffentlichen Auftraggeber geforderte Übermittlungsweg ist maßgeblich. |
| Typischer Einsatz | Wenn der Empfänger eine lesbare Rechnung und strukturierte Daten in einer Datei erhalten soll. | Wenn der Empfänger ausdrücklich XRechnung oder einen bestimmten Übermittlungsweg verlangt. |
Es gibt eine Verbindung beider Ansätze. Seit ZUGFeRD 2.1.1 existiert das Referenz-Profil XRechnung. Es verbindet die Anforderungen des XRechnungsstandards mit einer PDF-Sichtkomponente. Für das ZUGFeRD-Profil XRechnung ist ausschließlich die XML-Syntax CII zulässig. Die Anforderungen an den XML-Teil spezifiziert und veröffentlicht die KoSIT im jeweils geltenden XRechnungsstandard.
Eine Leitweg-ID ist im normalen B2B-Geschäft grundsätzlich nicht erforderlich. Im B2G-Bereich dient sie der eindeutigen Adressierung und wird vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber vorgegeben. Eine Handelsregisternummer ersetzt sie nicht.
ZUGFeRD-Rechnungen in iscrm erstellen
iscrm erweitert die cloudbasierte Software um einen digitalen Rechnungsprozess. Die ZUGFeRD-Rechnung wird direkt in iscrm erstellt. Nach Fertigstellung der Rechnung erfolgt die Umwandlung in PDF/A-3 automatisiert. Die XML-Datei heißt standardmäßig zugferd-invoice.xml. Das individuelle Rechnungs- und Corporate-Identity-Layout bleibt bestehen.
Damit entsteht die ZUGFeRD-Rechnung dort, wo auch Aufträge, Kunden- und Produktdaten verwaltet werden. Für ZUGFeRD ist keine Einbindung der finaX-REST-API erforderlich. Das ist insbesondere dann vorteilhaft, wenn Sie Ihr vorhandenes Rechnungs-Layout beibehalten möchten.
Für XRechnungen, die über die Möglichkeiten des ZUGFeRD-Formats hinausgehen, kann die kostenpflichtige finaX-REST-API eingesetzt werden. Sie wird in iscrm unter SYSTEM > Benutzer > Tab API > XRechnung/mit REST-API eingerichtet. Dort finden Sie auch die Informationen zur Kontoeröffnung bei finaX, zur Hinterlegung der Zugangsdaten und zur Prüfung der Verbindung über „Login prüfen“. Wenn der Versand über das Peppol-Netzwerk erforderlich ist, benötigen Sie zusätzlich die Schnittstelle EDI/XRechnung. Sprechen Sie uns an, damit die technische Einrichtung mit einem EDI-Spezialisten abgestimmt werden kann.
ZUGFeRD in iscrm einrichten: Checkliste
Die Checkliste bezieht sich auf den Funktionsstand von iscrm im September 2026. Prüfen Sie gegebenenfalls vor dem Produktivstart die Angaben in Ihrer aktuellen iscrm-Hilfe.
Vor dem Versand und bei der Archivierung beachten
Eine technische Validierung ist ein wichtiges Prüfwerkzeug. Sie kann fehlende oder unlogische Angaben sichtbar machen. Sie ersetzt jedoch nicht die Prüfung der fachlichen und steuerlichen Angaben in der Rechnung.
Der Versandweg für ZUGFeRD ist nicht festgelegt. Häufig wird die Rechnung per E-Mail als Anhang versendet. Datei-Uploads, Schnittstellen und Rechnungseingangsportale kommen ebenfalls in Betracht. Maßgeblich sind die Vereinbarungen mit dem Empfänger.
Eine empfangene ZUGFeRD-Rechnung muss elektronisch archiviert werden. Bei einer hybriden Rechnung sollte das empfangene PDF/A-3-Dokument einschließlich des strukturierten XML-Teils unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck genügt nicht. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren; elektronische Rechnungen müssen im ursprünglichen elektronischen Format und maschinell auswertbar bleiben. Die E-Mail selbst ist in der Regel nur das Transportmittel. Enthält sie eigene aufbewahrungspflichtige Informationen, muss sie ebenfalls archiviert werden.
Häufige Fragen zu ZUGFeRD und iscrm
ZUGFeRD ist ein Format für elektronische Rechnungen. Es verbindet eine lesbare PDF/A-3-Sichtkomponente mit eingebetteten XML-Daten. Menschen können das PDF lesen, Software kann die XML-Daten weiterverarbeiten.
Eine ZUGFeRD-Rechnung kann eine E-Rechnung sein, wenn sie die Anforderungen der EN 16931 und die aktuellen umsatzsteuerlichen Vorgaben erfüllt. Das Bundesministerium der Finanzen nennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als zulässiges E-Rechnungsformat, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat mit PDF/A-3-Sichtkomponente und eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist ein von der KoSIT bereitgestellter Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen. XRechnung kann CII oder UBL verwenden. Für das ZUGFeRD-Referenz-Profil XRECHNUNG ist ausschließlich CII zulässig.
Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro endet die Übergangsfrist grundsätzlich am 31. Dezember 2026. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt sie bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich für alle Rechnungsaussteller, soweit keine Ausnahme greift. E-Rechnungen empfangen können inländische Unternehmer bereits seit dem 1. Januar 2025.
Im B2B-Geschäft grundsätzlich nicht. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann eine Leitweg-ID erforderlich sein. Sie wird vom Auftraggeber vorgegeben und dient der eindeutigen elektronischen Adressierung.
Ja. Das elektronische Original muss erhalten bleiben und maschinell auswertbar sein. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung umfasst das auch die eingebetteten strukturierten Daten. Ein Ausdruck genügt nicht. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren.
Ja. iscrm erstellt ZUGFeRD-Rechnungen direkt im System und wandelt sie automatisiert in PDF/A-3 um. Das individuelle Rechnungs- und Corporate-Identity-Layout bleibt erhalten. Prüfen Sie vor dem ersten Einsatz die Einstellungen und eine Testrechnung in Ihrer aktuellen iscrm-Version.
Weiterführende Informationen
ZUGFeRD als Teil eines sauberen Rechnungsprozesses
Eine ZUGFeRD-Rechnung funktioniert nur so gut wie die Daten, aus denen sie entsteht. Gepflegte Kundenadressen, eindeutige Bestellnummern, korrekte Einheiten und klare Zahlungsbedingungen sorgen dafür, dass die Rechnung beim Kunden verarbeitet werden kann und im eigenen System nachvollziehbar bleibt.
Mit iscrm entsteht die ZUGFeRD-Rechnung dort, wo auch Aufträge, Kunden- und Produktdaten verwaltet werden. Das reduziert Medienbrüche und hält den Prozess in einer Software zusammen. Wenn Sie ZUGFeRD, XRechnung, Peppol oder individuelle Rechnungsdaten in Ihre Prozesse integrieren möchten, unterstützt infosense Sie dabei. Kontaktieren Sie uns, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu besprechen.
Hinweis: Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Informationen zum technischen und organisatorischen Umgang mit E-Rechnungen. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
