Mit Kollegen zusammenarbeiten – Chat sei Dank

Dank moderner Chat- und Kommunikationstools können Kollegen heute auch unabhängig vom gemeinsamen Büro schnell und unkompliziert in Kontakt bleiben. Wenn Sie tagtäglich mit Leuten zusammenarbeiten, aber nicht alle in einem gemeinsamen Büro sitzen, dann brauchen Sie ein Kommunikationstool, über das Sie sich austauschen können. Früher hat man sich in der Teeküche getroffen, um sich über alles Mögliche auszutauschen; das war wichtig, denn so hat sich eine homogene Gemeinschaft entwickelt.

Wenn aber die einen unterwegs beim Kunden, die anderen am Heim-Arbeitsplatz tätig sind dann verliert man sich leicht aus den Augen und damit auch das Gefühl Teil einer größeren und erfolgreichen Gemeinschaft zu sein.

In der Folge gewinnen Tools die eine permanente Verbindung zwischen den einzelnen Team-Mitgliedern bereit stellen immer mehr an Bedeutung. Hier können Sie

• sich in den Channel (Chat-Box, Kommunikationsbereich) einloggen der zu Ihnen passt.
• Kurz und formlos alle Infos verteilen die nicht in offiziellen Benachrichtigungen enthalten sind.
• Hilfe erbitten und dafür auch den Bildschirm freigeben.
• Dateien bereitstellen, damit Kollegen den Inhalt prüfen können.
• Filme und  Videos zur Unterhaltung einstellen.
• Rumfragen wer zum Mittagessen mitkommt.
• Eigene Chaträume mit Kunden und Partner einrichten.
• u.v.m.

Die Cloud Geschäftsapplikation für CRM und ERP iscrm unterstützt die Einbindung des Kommunikationstools  von slack.com. Slack ist nach vielen Erfahrungsberichten sehr zu empfehlen, ist leicht zu bedienen und steht auch auf Deutsch zur Verfügung. Die Nutzung von Slack ist in der Grundausbaustufe kostenlos; Zusatz-Features sind allerdings – moderat – kostenpflichtig

Vorbereitung

• Sie müssen Sie sich, bzw. Ihre Organisation bei  slack.com registrieren
• Bei der Registrierung legen Sie einen sgn. Workspace fest, den Sie in iscrm unter System > Mandant > Einstellung > Chat mit Slack eintragen.
• Unter System > Benutzer > Rechte2 > Chat aktivieren legen Sie für jeden Benutzer fest ob er/sie am Kommunikationstool teilnehmen soll.

Hinweis: Wenn Sie mehr mit dem Smartphone unterwegs sind, dann sollten Sie sich auch die mobile App herunterladen. So haben die Verbindung zu Ihren Kollegen immer in der Tasche.

Integration

Sind die Vorbereitungen erledigt, wird  automatisch die Chat-Box gestartet wenn Sie sich in iscrm einloggen. Diese Chat-Box läuft in einem eigenen Browser-Window und kann so im Hintergrund offen bleiben. Geht eine Nachricht von einem Kollegen für Sie ein, werden Sie mit einem leisen akustischem Signal darauf hingewiesen.

Wenn Sie nicht gestört werden wollen, können Sie einen entsprechenden Status setzen. Zwischenzeitlich eingegangene Nachrichten können Sie später nachlesen.

In iscrm unter dem Hauptmenü > Kommunikation werden Ihnen bei aktivierter Chatbox folgende Möglichkeiten angeboten:

• Sie können die Chatbox bei Bedarf manuell starten
• Mit einem Klick können Sie die Administrator-Seite von Slack aufrufen; die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt.
• Sie können einen Einladungslink erstellen. Diesen Link schicken Sie mit wenigen Klicks per E-Mail z.B. an einen Partner mit dem Sie viel zusammenarbeiten. Der Partner kann sich damit einloggen und sich an den Diskussionen beteiligen oder Fragen klären, die für seine Arbeit relevant sind.

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