XRechnung – Herausforderungen und Vorteile

Posted: Apr,2024

XRechnung

Geldwäsche und Steuerhinterziehung verursachen große gesellschaftliche Schäden. Diese einzudämmen ist ein hohes Ziel der EU. Dafür ist die Kontrolle der nationalen und internationalen Geldströme eine unbedingte Voraussetzung; was aber nur funktioniert, wenn alle Forderungen digital erfasst und auswertbar sind. Und damit sind wir bei der XRechnung.

Elektronische Rechnungen sind Ihnen sicherlich bekannt. Die XRechnung ist der nächste logische Schritt. Das  ist eine spezifische Standardform der elektronischen Rechnung auf XML-Basis. Hier haben wir alles zusammengefasst, was Sie darüber wissen sollten.

Standardisierung der nationalen Vorschriften

Die EU-Mitgliedsstaaten hatten verschiedene nationale Standards für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen eingeführt, was zu einer Vielzahl von Normen und steigenden Kosten bei grenzüberschreitenden Transaktionen führte. Um diese Herausforderungen anzugehen, wurde am 16. April 2014 die EU-Richtlinie verabschiedet. Diese zielt darauf ab, eine einheitliche europäische Norm für das semantische Datenmodell wesentlicher Elemente elektronischer Rechnungen zu etablieren, um die Komplexität und Kosten bei grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungen zu senken. Zusätzlich soll sie fehlerhafte Eingaben vermeiden, indem Rechnungen automatisch vom System erfasst und verarbeitet werden können.

Was ist der Unterschied zwischen der klassischen E-Rechnung und der XRechnung?

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet und empfangen wird. Damit wird keine Rechnung gemeint, die eingescannt und als PDF-Datei gespeichert wird, sondern Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format. Die XRechnung hingegen wird auf einer standardisierten und normalisierten XML-Basis geschrieben um sie rein maschinell lesbar zu machen.

Was ist das ZUGFeRD Modell?

ZUGFeRD ist ein elektronisches Rechnungsformat und steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das hybride Format kombiniert die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer codierten XML-Datei. Dieses System erlaubt es, die XRechnung auch als PDF anzeigen und verarbeiten zu lassen.  M.E. spielt dies in Zukunft keine große Rolle mehr – außerdem habe ich ja eh nie verstanden wieso ein EU-Land einen amerikanischen Softwareanbieter beauftragt Kontrollaufgaben zu übernehmen. Das muss eine tolle Lobby-Arbeit gewesen sein.

Wer ist zum Schreiben einer XRechnung verpflichtet?

Seit dem 27. November 2020 sind alle Dienstleister*innen und Lieferant*innen, die geschäftliche Transaktionen mit öffentlichen Auftraggebern in Europa durchführen, verpflichtet, ihre Rechnungen im XRechnungsformat zu erstellen. Diese Regelung betrifft sowohl private Unternehmen, die Dienstleistungen an öffentliche Institutionen fakturieren, als auch öffentliche Einrichtungen selbst, wenn diese Rechnungen an andere Behörden senden.

Die technischen Voraussetzungen sind in Deutschland gegeben – außer in Bayern und Baden-Württemberg, da ist anscheinend mehr Kontrolle und Rationalisierung nicht erwünscht. Über die Ursachen kann man nur spekulieren; vielleicht will man ja Steuerhinterzieher als Wähler nicht verschrecken.

Welche Vorteile bringt eine XRechnung?

Die Einführung der XRechnung bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die insbesondere für die versendende Seite von großem Nutzen sind. Durch die Umstellung auf XRechnungen können Sie signifikant Zeit einsparen, indem der Bedarf für Druck und den traditionellen Postversand entfällt. Darüber hinaus bietet die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung erhebliche finanzielle Einsparungen, da Kosten für Papier, Druck und Porto wegfallen. Der grösste Vorteil ergibt sich aber beim Rechnungsempfänger. Der kann nun den Eingang, die Prüfung bis hin zur Bezahlung alles automatisch abwicklen. Es ist keine manueller Eingriff mehr notwendig.

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