Die Auftragsabrechnung in iscrm wandelt erfasste Projekt- und Auftragszeiten automatisch in fertige Rechnungsentwürfe um. Das spart Zeit, verhindert vergessene Positionen und sorgt für eine lückenlose Abrechnung nach Stundensatz.
Die Auftragsabrechnung in iscrm ist eine automatisierte Funktion, die erfasste Auftragszeiten und Auslagen direkt in fertige Rechnungsentwürfe überführt. Sie bündelt alle Zeiten, die Sie für ein bestimmtes Projekt oder einen Auftrag gearbeitet haben, und macht das manuelle Zusammenstellen von Rechnungspositionen überflüssig.
Diese Automatisierung ist besonders für Dienstleister, Berater und Handwerker wichtig, die ihre Leistungen nach Stundensatz abrechnen. Sie stellt sicher, dass keine geleistete Arbeitsstunde unberechnet bleibt. Anstatt am Monatsende mühsam Notizen abzugleichen, übernimmt das System diese Fleißarbeit. Das Ergebnis ist eine fehlerfreie, transparente Abrechnung, die sofort an den Kunden versendet werden kann.
Um Auftragszeiten abrechnen zu können, müssen diese zunächst im System hinterlegt werden. Dies geschieht über das Modul „Arbeit“ in iscrm, wo Sie dokumentieren, wann und wie lange Sie für ein bestimmtes Projekt gearbeitet haben.
Wichtige Begriffsunterscheidung
Arbeitszeit: Protokollierung der eigenen Anwesenheit intern. Keine Abrechnung gegenüber Kunden.
Auftragszeit: Zeit, die für ein Projekt/Auftrag geleistet wurde. Wird nach dem im Auftrag hinterlegten Stundensatz an den Kunden verrechnet.
Die Funktion zur Auftragsabrechnung finden Sie im Rechnungsmodul von iscrm unter dem Menüpunkt „Mehr…“. Sie ist zentral in den Abrechnungsprozess integriert, um einen nahtlosen Übergang von der Leistungserfassung zur Rechnungsstellung zu gewährleisten.
In der Konfigurationsmaske legen Sie fest, welcher Zeitraum abgerechnet wird und wie die einzelnen Positionen auf der Rechnung gruppiert werden sollen. Diese Einstellungen bestimmen das finale Aussehen Ihrer Rechnung.
Wichtiger Hinweis: Detaillierte Tätigkeitsnachweise
Wenn Sie den Haken bei „Beschreibung übernehmen“ setzen, wird die Zusammenfassung deaktiviert.
Jeder Eintrag wird dann einzeln auf der Rechnung aufgelistet.
Dies ist ideal, wenn Ihr Kunde einen detaillierten Tätigkeitsnachweis fordert.
Klicken Sie abschließend auf den Button Abrechnung vorbereiten.
Nach dem Start der Abrechnung generiert iscrm automatisch Rechnungsentwürfe aus allen passenden, noch nicht abgerechneten Auftragszeiten. Diese Entwürfe landen direkt in Ihrer Rechnungsübersicht.
Sie können jeden Entwurf öffnen, die Positionen kontrollieren und bei Bedarf manuelle Anpassungen vornehmen. Erst wenn Sie die Rechnung explizit fertigstellen, wird sie festgeschrieben und kann als PDF gedruckt oder direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden. So behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre ausgehenden Rechnungen, profitieren aber von der massiven Zeitersparnis bei der Erstellung.
Ja. In der Konfigurationsmaske können Sie neben den Arbeitszeiten auch das Feld „Auslagen abrechnen“ aktivieren. Das System zieht dann alle erfassten Spesen des gewählten Zeitraums in den Rechnungsentwurf.
iscrm merkt sich den Status jeder erfassten Zeit. Wenn Sie einen Eintrag in einem Monat vergessen, wird er bei der nächsten Abrechnung automatisch vorgeschlagen, sofern er in den gewählten Zeitraum fällt und noch nicht abgerechnet wurde.
Ja. Die Auftragsabrechnung erstellt zunächst nur Rechnungsentwürfe (Stufe 1). In diesem Status können Sie alle Positionen, Texte und Beträge noch beliebig anpassen oder löschen, bevor Sie die Rechnung endgültig fertigstellen.
Take-Aways: Das Wichtigste auf einen Blick
→ Auftragszeiten immer zeitnah im System erfassen.
→ Abrechnungsfunktion über Rechnungen > Mehr… > Arbeitszeiten & Auslagen abrechnen aufrufen.
→ Gruppierungseinstellungen je nach Kundenwunsch (zusammengefasst oder detailliert) wählen.
→ Entwürfe vor dem endgültigen Versand kurz prüfen.
Erfahren Sie nachfolgend, wie Unternehmen Prozesse mit Hilfe digitaler System effizient optimieren und automatisieren, denn vor wenigen Jahren galten Unternehmen, die auf Digitalisierung setzten als Pioniere.
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