Dateien organisieren

Posted: Jan,2023

Dateien organisieren

Dateien organisieren in vordefinierten Verzeichnissen

Wenn Sie und Ihre Kollegen/innen jetzt verstärkt von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie sich genaue Regeln aufstellen wo und wie Sie Dateien ablegen. Andernfalls verbringen Sie viel zu viel Zeit damit um nach dem gewünschten Dokument zu suchen.

Die Cloud Geschäftsapplikation für CRM und ERP iscrm  stellt zahlreiche vordefinierte Ordner für eine sinnvolle Dateiablage bereit. Sie können Dokumente ablegen

  • unter einem Kontakteintrag
  • unter einer Aufgabe
  • unter einem Lead, Angebot, Auftrag und unter einer Rechnung.
  • Auch der Helpdesk verfügt über eine eigene Dateiablage,
  • sowie das Kassenbuch um Belegdateien zu einer Buchung abzulegen.

So gibt es für nahezu jeden Geschäftszweck einen eigenen vordefinierter Ordner; und das Schöne dabei ist, dass Sie sich nicht um die Benennung der Verzeichnisstrukturen kümmern müssen; diese sind bereits systemimmanent vorgegeben.

Bedienung

In den vordefinierten Datei-Ordnern können Sie weitere Unterordner anlegen; diese können hierarchisch strukturiert werden.

Die Dateien selbst können mit drag&drop in andere Unterordner verschoben werden.  Fahren Sie dazu mit der Maus über den Dateinamen und ziehen Sie diesen auf das gewünschte Ziel-Verzeichnis.

Dateien müssen häufig versendet werden;  dazu steht das Kommando E-Mail zur Verfügung. Ohne weitere Auswahl wird damit ein E-Mail vorbereitet, in dem alle Dateien aus dem aktuellen Verzeichnis aufgelistet werden. Möchten Sie nur eine Auswahl der aufgelisteten Dateien versenden, schalten Sie die entsprechende Checkbox in der Dateiliste ein. Dann werden nur noch die so markierten Dateien in das E-Mail übernommen.

Das Datei-Kommando Mehr…

Dieses Kommando in der Dateiliste brauchen Sie um

  • den Dateinamen zu ändern,
  • die Datei zu löschen,
  • eine Beschreibung zur Datei zu hinterlegen; diese wird auch in der Dateiliste mit angezeigt und kann sehr hilfreich bei kryptischen Dateinamen sein.
  • Und um die Rechte auf die Datei einzuschränken.
    Eine Datei kann für alle (Standardeinstellung) oder nur für ausgewählte Benutzer sichtbar sein.

Verwandte Verzeichnisse

Eine sehr hilfreiche Funktion von iscrm verbirgt sich hinter dem Verzeichnis-Button;  Sie werden ihn schätzen lernen,  wenn die Datei, die Sie suchen nicht im aktuellen Verzeichnis abgelegt ist.

Wenn Sie auf den Button klicken, werden alle verwandten Verzeichnisse zum aktuellen Verzeichnis angezeigt. D.h. wenn Sie aktuell in einem Auftragsverzeichnis stehen, kann Ihnen der Verzeichnis-Button alle in Beziehung stehende Speicherorte auflisten. In unserem Beispiel also das Datei-Verzeichnis des Kunden, evtl. existierende Angebotsverzeichnisse oder die Ordner von existierenden Aufgaben und/oder Helpdesk-Einträgen, etc. Somit eine sehr hilfreiche Funktion um auch versteckt abgelegte Dateien mit wenigen Mausklicks wiederzufinden.

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