Elektronische Unterschrift

wer braucht heute noch eine Elektronische Unterschrift? Kaum jemand verschickt noch Briefe und Unterlagen auf dem herkömmlichen Postweg. E-Commerce und E-Gouvernment sind unaufhaltsam auf dem Vormarsch!

Doch wer glaubt, dass eine handschriftliche Unterschrift heutzutage ausgedient hat, der täuscht sich – zumindest teilweise. Auch digitale Dokumente können, bzw. müssen unterschrieben werden; und dabei geht es nicht darum eine einmalig eingescannte handschriftliche Unterschrift einzubetten.

Vielmehr muss eine digitale Signatur den unterschiedlichsten Anforderungen genügen, damit sie rechtsverbindlich ist und im Zweifelsfall bei Rechtsstreitigkeiten herangezogen werden kann. Sie sollte unverwechselbar sein und steht dafür, dass die unterzeichnende Person damit eine Willenserklärung abgegeben hat. Es reicht nicht aus, seine eigene Unterschrift einzuscannen. Denn so ist es nicht möglich, das Original von der Kopie (also dem gescannten Bild der Unterschrift) zu unterscheiden. Ganz abgesehen davon, dass jeder, der in Besitz dieser Bilddatei kommt, Dokumente mit der kopierten Unterschrift unterzeichnen könnte.

Digitale Unterschriften sollen also – wie oben bereits erwähnt – eine Willenserklärung rechtssicher machen.  Darüber hinaus sollen sie auch

  • Prozesse und Transaktionen erheblich beschleunigen, da Dokumente nicht mehr per Post verschickt werden müssen. Auch der Scann-Vorgang entfällt, sowie die leidige Ablage auf dem Dokumenten-Server.
    Hat z.B. der Geschäftspartner auf dem Tablet den Auftrag unterschrieben wird das Dokument im CRM direkt beim Kunden abgespeichert und ein E-Mail mit dem signierten Vertrag geht automatisiert an den Geschäftspartner raus. Es ist keine manuelle Nachbearbeitung mehr notwendig.
  • Auch in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung kann aus aus vertriebstechnischer Sicht auf die Unterschrift nicht verzichtet werden. Denn wenn der Kunde den Auftrag unterschreibt dann wächst damit auch die persönliche Verpflichtung die Vereinbarungen einzuhalten. Untersuchungen haben gezeigt dass Käufe erheblich öfter storniert werden wenn im Kaufprozess keine Unterschrift abverlangt wird. Eine Unterschrift verstärkt die Selbstverpflichtung und innere Zustimmung ganz erheblich.

Die Elektronische Unterschrift in iscrm

Die technischen Grundlagen um Elektronische Unterschriften in Ihre Geschäftsprozesse einzufügen sind in iscrm vorbereitet. Wie das aussehen kann, können Sie sich in der Benutzerverwaltung ansehen, wo Sie eine Grafik mit Ihrer Unterschrift hinterlegen können. Bisher war es aufwendig, da Sie die Unterschrift von einem Blatt scannen, das Bild zuschneiden und zum Benutzer hochladen mussten.

Das geht jetzt erheblich einfacher wenn Sie auf Unterschrift erfassen klicken. Probieren Sie es aus – dann sehen Sie wie schnell die Unterschrift hinterlegt werden kann. Rein theoretisch kann die Unterschrift auch mit der Maus gezeichnet werden – allerdings macht es mehr Sinn mit einem Touchscreen und evtl. einem Touchpen (Eingabestift) zu arbeiten. Dann sieht alles erheblich  professioneller aus.

Die Integration der elektronischen Unterschrift muss zentral konfiguriert werden. Dabei ist abzustimmen welche Dokumente (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Mietverträge, etc) über eine digitale Unterschrift verfügen müssen. Es ist zu klären, ob Sie nur eine oder evtl. zwei Unterschriften in einem Dokument brauchen und wie das Dokument nach dem Unterschreiben zu handeln ist. D.h. an wen soll das unterschriebene Dokument verteilt werden und wo ist es abzulegen.

Falls Sie entsprechende Anforderungen haben sagen Sie uns Bescheid, am besten per E-Mail an service@infosense.de.