Ob auf der Baustelle, beim Kunden oder im Büro – Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe bedeutet das eine erhebliche Umstellung, denn die Arbeitszeiterfassung ist jetzt gesetzlich verpflichtend. Mit dem aktuellen Gesetzentwurf konkretisiert die Bundesregierung die Anforderungen: Alle geleisteten Stunden müssen erfasst werden, künftig in elektronischer Form – mit klar definierten Ausnahmen und Übergangsfristen.
Wir erklären praxisnah, was Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe jetzt wissen müssen, welche Pflichten gelten und wie mobile digitale Zeiterfassungssysteme den Alltag erheblich erleichtern.
EuGH-Urteil 2019 (C-55/18): Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen.
Bundesarbeitsgericht 2022 (Az. 1 ABR 22/21): Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in Deutschland – unabhängig vom Arbeitsort.
Weiterführende Quellen:
Elektronische Aufzeichnung wird Standard. Beginn, Ende und Dauer müssen erfasst werden.
Ausnahmen:
Betriebe mit ≤ 10 Mitarbeitenden dürfen auch weiterhin analog (Papier, Excel) dokumentieren.
Damit Betriebe ausreichend Zeit zur Umstellung haben, gelten gestaffelte Übergangsfristen für die elektronische Form:
| Unternehmensgröße | Übergangsfrist |
|---|---|
| ≥ 250 Mitarbeitende | 1 Jahr |
| 50–249 Mitarbeitende | 2 Jahre |
| 11–49 Mitarbeitende | 5 Jahre |
| ≤ 10 Mitarbeitende | dauerhaft analog möglich |
Wichtig: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt schon jetzt – die Übergangsfristen betreffen nur den Wechsel zur elektronischen Form.
Die Pflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort. Ob Homeoffice, Außendienst oder Baustelle – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen dokumentiert werden. Arbeitgeber dürfen die Erfassung an Mitarbeitende delegieren, bleiben aber verantwortlich für die Richtigkeit.
Gerade Handwerker und Dienstleister stehen vor besonderen Problemen:
Einzelapps, die man zu Hauf am digitialen Markt findet, bieten zwar schnellen Einstieg, erfordern jedoch meist doppelte Stammdatenpflege und erschweren langfristige Auswertungen. Webbasierte ERP-Systeme hingegen bündeln Funktionen: Zeiterfassung, Auftrags- und Projektverwaltung in einem System.
Gerade im Homeoffice sind Datenschutzaspekte zentral: Systeme müssen DSGVO-konform sein und sichere Verschlüsselung bieten. Auch Aufbewahrungspflichten – etwa zwei Jahre Archivierung der Arbeitszeitdaten – sind bei der Auswahl einer Lösung zu beachten.
Hier kommt die digitale Arbeitszeiterfassung von Infosense ins Spiel – maßgeschneidert für Betriebe, die unterwegs arbeiten:
Mehr dazu erfahren Sie hier: Infosense Arbeitszeiterfassung
Wie funktioniert mobile Zeiterfassung auf der Baustelle?
Mitarbeitende buchen Zeiten per App auf Smartphone oder Tablet, auch offline. Später werden die Daten automatisch synchronisiert.
Kann ich Fahrzeiten und Rüstzeiten separat erfassen?
Ja – moderne Systeme erlauben Kategorien für Fahrzeiten, Rüstzeiten und Pausen. Diese lassen sich Projekten und Kunden zuordnen.
Sind Handwerksbetriebe mit Außendienst betroffen?
Ja – Arbeitsort spielt keine Rolle. Alle Arbeitszeiten müssen erfasst werden.
Müssen Kleinbetriebe mit ≤ 10 Mitarbeitenden digital erfassen?
Nein – für sie bleibt analoge Erfassung zulässig.
Gibt es tarifvertragliche Ausnahmen?
Ja – Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können Abweichungen regeln.
Wie sicher ist die digitale Zeiterfassung?
Systeme müssen DSGVO-konform arbeiten, mit revisionssicherer Speicherung und sicherer Datenübertragung.
Erfahren Sie nachfolgend, wie Unternehmen Prozesse mit Hilfe digitaler System effizient optimieren und automatisieren, denn vor wenigen Jahren galten Unternehmen, die auf Digitalisierung setzten als Pioniere.
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