Mitarbeiter begleiten und Widerstände bei der Digitalisierung überwinden

Posted: Jun,2023

Digitalisierung im Unternehmen- Mitarbeiter begleiten

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In dieser Serie geben wir Ihnen wertvolle Einblicke, Tipps und bewährte Methoden, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter, agiler und wettbewerbsfähiger zu gestalten. Verpassen Sie nicht die Chance, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

 

Mitarbeiter begleiten und Widerstände bei der Digitalisierung überwinden!

Stellen Sie sich vor, dass Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren – ob Auftragsverwaltung, Arbeitszeiterfassung oder Kontaktmanagement –  Die Abläufe sind reibungsloser, produktiver und zukunftsorientierter als bisher. Das große Potenzial der Digitalisierung! 

Mit der richtigen Denkweise und Einstellung steht dem Fortschritt vermeintlich nichts mehr im Wege, doch ein Hindernis könnte Ihnen jetzt begegnen: 

Interne Widerstände gegenüber neuen Methoden und digitalen Prozessen. 

Diese Herausforderung müssen Sie ernst nehmen und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen vorbereiten und langfristig unterstützen. In diesem Blogbeitrag sehen wir uns gemeinsam an, wie Sie Ihre Mitarbeiter begleiten und Widerstände überwinden können!

 

Angst vor dem Unbekannten 

„Die anstehenden Veränderungen durch die Digitalisierung machen mir Angst, weil ich nicht weiß, was mich erwartet.“

Viele Menschen haben generell Angst vor Veränderungen, vor allem, wenn sie nicht genau wissen, was auf sie zukommt. Die digitale Transformation kann deshalb Unsicherheit und Widerstand hervorrufen.

Das können Sie tun – Kommunikation und Transparenz 

Die klare und offene Kommunikation über den gesamten Digitalisierungsprozess ist entscheidend. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise von manuellen zu digitalen Arbeitsabläufen wechseln möchte, sollten Sie den Mitarbeitern nicht nur das „Was“ und „Wie“, sondern auch das „Warum“ erklären. 

Veranschaulichen Sie ihnen, dass die Digitalisierung dazu beitragen wird, ineffiziente manuelle Prozesse zu eliminieren, die Produktivität zu steigern und letztlich den Umsatz zu erhöhen. 

 

Team-Meetings: Nutzen Sie regelmäßige Team-Meetings, um die anstehenden Änderungen zu besprechen. In solchen Meetings können Sie nicht nur die Vorteile der Digitalisierung präsentieren, sondern auch auf die Bedenken der Mitarbeiter eingehen. Die angeführten Bedenken sollten ernst genommen und im weiteren Verlauf regelmäßig adressiert werden. 

Interner Newsletter oder E-Mails: Erstellen Sie detaillierte Rundschreiben oder E-Mails, die den Digitalisierungsprozess und dessen Vorteile erklären. Solche schriftlichen Kommunikationsmittel ermöglichen es den Mitarbeitern, die Informationen in ihrem eigenen Tempo zu verarbeiten und bei Bedarf darauf zurückzugreifen.

Interaktive Präsentationen: Nutzen Sie Technologie, um Ihren Punkt zu verdeutlichen. Erstellen Sie interaktive Präsentationen, die die Vorteile der Digitalisierung visualisieren. Dies kann insbesondere für Mitarbeiter hilfreich sein, die visuell lernen. Sie können zum Beispiel auch schon Demonstrationen der neuen Arbeitsmaßnahmen vorführen und gemeinsam Prozesse entwickeln, mit denen sich alle involvierten Mitarbeiter wohl fühlen. 

Einzelgespräche: Manchmal kann es sinnvoll sein, Einzelgespräche mit bestimmten Mitarbeitern zu führen, insbesondere wenn ihre Aufgaben durch die Digitalisierung stark beeinflusst werden. Solche Gespräche können dazu beitragen, individuelle Bedenken auszuräumen und das Engagement für die Änderungen zu stärken. Berücksichtigen Sie, dass nicht alle Mitarbeiter auf die gleiche Weise auf Veränderungen reagieren. Einige benötigen vielleicht zusätzliche Unterstützung oder Zeit, um sich anzupassen.

 

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess ein und nehmen Sie ihre Bedenken ernst. Sie können auch Vertreter verschiedener Abteilungen in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Erklären Sie, wie diese Änderungen ihre täglichen Aufgaben beeinflussen werden – zum Beispiel wie sie weniger Zeit mit Papierkram verbringen und mehr Zeit für kreative oder kundenorientierte Aufgaben haben werden.

 

Überforderung durch zu schnelle Veränderungen

„Ich habe Bedenken, dass ich durch die digitale Transformation meine gewohnten Arbeitsweisen aufgeben muss.“

Wenn zu viele Änderungen auf einmal eingeführt werden, können sich einige Mitarbeiter überfordert und gestresst fühlen.

Das können Sie tun – Eine klare Strategie fahren

Die Schaffung einer gut strukturierten Strategie für die Digitalisierung ist ein zentraler Aspekt bei der Vorbereitung und Durchführung dieses Übergangsprozesses. Eine solche Roadmap sollte deutlich definierte Ziele und Meilensteine enthalten, die dazu beitragen, den Fortschritt messbar und sichtbar zu machen.

Ziele setzen: Zum Beispiel könnte Ihr erster Meilenstein die Auswahl und Implementierung eines neuen CRM-Systems sein. Legen Sie ein spezifisches Ziel für diesen Meilenstein fest, z.B. die vollständige Umstellung auf das neue System innerhalb von sechs Monaten. Darüber hinaus sollten Sie spezifische Unterziele festlegen, wie z.B. die Schulung aller Vertriebsmitarbeiter im Umgang mit dem neuen System innerhalb der ersten zwei Monate.

Meilensteine festhalten und feiern: Die Bereitstellung einer klaren Roadmap ist nicht nur wichtig für die Planung und Durchführung der Digitalisierung, sondern sie hilft auch dabei, die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Zudem ermöglicht eine Roadmap das Tracking des Fortschritts und das Festhalten an den vorgegebenen Zeitplänen. Wenn ein Ziel oder Meilenstein erreicht wird, sollte dies gefeiert und kommuniziert werden, um das positive Gefühl aufrechtzuerhalten und die Mitarbeiter zu motivieren.

Denken Sie daran, dass Ihre Digitalisierungs-Roadmap flexibel genug sein sollte, um Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Umstände ändern oder neue Technologien und Möglichkeiten auftauchen. Mit einer klar definierten und gut kommunizierten Roadmap sind Sie auf dem besten Weg, die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen erfolgreich umzusetzen.

Kennen Sie schon folgende Change Management Strategien?

Nutzen Sie bewährte Change Management-Modelle und -Strategien, um den Übergang zu erleichtern. Überfordern Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen Änderungen auf einmal. Ein schrittweiser Ansatz kann dazu beitragen, Widerstände zu minimieren.

ADKAR-Modell: Dieses Modell wurde von Prosci entwickelt und gliedert den Veränderungsprozess in fünf Phasen: Awareness (Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung), Desire (Wunsch, an der Veränderung teilzunehmen und sie zu unterstützen), Knowledge (Wissen, wie man sich verändert), Ability (Fähigkeit, neue Fähigkeiten und Verhaltensweisen zu implementieren) und Reinforcement (Verstärkung, um die Veränderung aufrechtzuerhalten). Dieser Ansatz kann bei der Digitalisierung helfen, indem er Unternehmen einen klaren Rahmen für die Einführung neuer Technologien und Prozesse bietet.

Kotter’s 8-Step Change Model: Dieses Modell von John Kotter, einem führenden Experten auf dem Gebiet des Change Managements, umfasst acht Schritte:

1) Dringlichkeit erhöhen
2) eine führende Koalition aufbauen
3) Vision und Strategie entwickeln
4) die Veränderungsvision kommunizieren
5) breit aufgestützte Maßnahmen ermöglichen
6) kurzfristige Erfolge erzeugen
7) Verbesserungen konsolidieren und weitere Veränderungen vorantreiben und
8) neue Ansätze in der Kultur verankern. 

Lewin’s Change Management Model: Kurt Lewin, ein Psychologe und Physiker, hat ein einfaches und dennoch effektives Drei-Phasen-Modell entwickelt:

Unfreeze (Auftauen) – Status Quo infrage stellen
Change (Veränderung) – neue digitale Prozesse implementieren
Refreeze (Wieder einfrieren) – neue Verfahren als Standard implementieren 

 

Mangel an digitalen Fähigkeiten

„Ich bin im digitalen Bereich nicht so fit, und habe Angst, dass ich die Prozesse nicht mehr verstehe.“ 

Einige Mitarbeiter könnten befürchten, dass sie nicht über die notwendigen digitalen Fähigkeiten verfügen, um mit den neuen Technologien und Prozessen umzugehen. Diese Angst könnte dazu führen, dass sie Widerstand gegen die digitale Transformation leisten.

Das können Sie tun – Schulungen und Weiterbildung

Bieten Sie ausreichende Schulungen und Unterstützung für neue Technologien und Systeme an. Mitarbeiter sind eher bereit, Änderungen zu akzeptieren, wenn sie das nötige Wissen und die nötigen Fähigkeiten haben, um sie umzusetzen.Veranstalten Sie Workshops oder Schulungen, in denen Sie die neuen digitalen Tools und Prozesse vorstellen. Dies bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen und die neuen Systeme aus erster Hand zu erleben.

Einführungsschulungen: Wenn Sie beispielsweise ein neues CRM-System einführen, könnten Sie eine Einführungsschulung organisieren, in der die Mitarbeiter die Grundlagen des Systems lernen, ihre wichtigsten Funktionen kennenlernen und erste praktische Erfahrungen sammeln.

Hands-on-Training: Nichts ersetzt praktische Erfahrungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genügend Zeit und Gelegenheit haben, die neuen Tools und Systeme selbst auszuprobieren, Fehler zu machen und daraus zu lernen. Schaffen Sie dafür Raum im Arbeitsalltag. 

Peer-to-Peer-Lernen: Fördern Sie das Lernen von Kollegen. Mitarbeiter, die die neuen Systeme bereits gemeistert haben, können ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit ihren Kollegen teilen. Dies könnte in informellen Kaffeepausen-Sitzungen oder in strukturierten Mentorship-Programmen erfolgen.

Befürchtungen bezüglich des Arbeitsplatzes

„Ich mache mir Sorgen, dass meine Aufgaben durch die Automatisierung überflüssig werden könnten und ich nicht mehr gebraucht werde.“

Einige Mitarbeiter könnten befürchten, dass die Automatisierung und Digitalisierung ihrer Aufgaben dazu führen könnte, dass ihre Rollen überflüssig werden oder dass sie ihren Arbeitsplatz verlieren.

Das können Sie tun – Kultureller Wandel

Fördern Sie eine Kultur der Offenheit und des lebenslangen Lernens, in der Veränderungen als Gelegenheiten und nicht als Bedrohungen gesehen werden. Führungskräfte sollten die Änderungen vorleben und eine positive Einstellung dazu demonstrieren. Anerkennen und belohnen Sie Mitarbeiter, die sich den neuen Prozessen anpassen und diese unterstützen. Dies kann dazu beitragen, eine positive Haltung gegenüber dem Wandel zu fördern.

Fehler als Lerngelegenheiten behandeln: Stellen Sie eine Kultur her, in der Fehler als Lerngelegenheiten und nicht als Misserfolge gesehen werden. Beispielsweise könnten Sie bei Team-Meetings einen „Fehler der Woche“ hervorheben und diskutieren, was das Team daraus gelernt hat.

Anerkennung und Belohnung: Anerkennen und belohnen Sie Mitarbeiter, die sich positiv an den Veränderungen beteiligen. Dies könnte eine öffentliche Anerkennung in einem Team-Meeting, eine Erwähnung in einem internen Newsletter oder sogar eine finanzielle Belohnung sein.

Offene Kommunikation fördern: Fördern Sie eine Kultur der Offenheit, in der Mitarbeiter ermutigt werden, ihre Ideen, Bedenken und Vorschläge offen zu teilen. Dies könnte durch regelmäßige Feedback-Sitzungen, anonyme Umfragen oder eine offene Tür-Politik erreicht werden.

Unzufriedenheit mit der Umsetzung

„Es fühlt sich an, als ob die digitale Transformation überstürzt wird, ohne dass wir genug Zeit und Ressourcen zum Lernen und Anpassen bekommen.“

Wenn die digitale Transformation schlecht gemanagt wird, z.B. wenn die Kommunikation unzureichend ist oder wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihre Bedenken und Vorschläge nicht berücksichtigt werden, können sie langfristig unzufrieden mit den Arbeitsabläufen sein. 

Das können Sie tun – Langfristige Unterstützung

Technischer Support: Bieten Sie einen starken technischen Support an, um sicherzustellen, dass technische Probleme schnell und effektiv gelöst werden. Nichts frustriert mehr als technische Probleme, die die Arbeit behindern.

Anerkennung und Belohnung: Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter und erkennen sie es an, wenn sie sich positiv an den digitalen Veränderungen beteiligen. Dies könnte öffentliches Lob, Auszeichnungen oder sogar finanzielle Anreize umfassen.

Flexibilität: Seien Sie flexibel und bereit, Anpassungen vorzunehmen, wenn etwas nicht funktioniert. Die digitale Transformation ist ein kontinuierlicher Prozess und es ist wichtig, aus Fehlern zu lernen und sich kontinuierlich zu verbessern.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter langfristig unterstützt werden und dass sie zufrieden und engagiert bleiben während des gesamten Prozesses der digitalen Transformation.

Ausblick

Die digitale Transformation ist eine Herausforderung, die jedes Unternehmen in irgendeiner Form betrifft. Während die technologischen Aspekte der Digitalisierung oft im Vordergrund stehen, sollte die menschliche Seite dieses Wandels nicht unterschätzt werden. Die Akzeptanz und das Engagement der Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation.

In diesem Beitrag haben wir uns auf potenzielle Widerstände gegenüber der Digitalisierung konzentriert, und gemeinsam Wege gesucht sie zu überwinden und Ihre Mitarbeiter auf dieser Reise zu begleiten. Dazu gehören unter anderem klare Kommunikation und Transparenz, Ausbildung und Unterstützung, strategische Planung und langfristige Unterstützung.

Wir alle wissen –  Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der Zeit, Engagement und Geduld erfordert. Indem Sie Ihre Mitarbeiter in diesen Prozess einbeziehen und sie auf jedem Schritt des Weges unterstützen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nicht nur digital transformiert wird, sondern dass es auch darauf vorbereitet ist, die Vorteile dieser Transformation in vollem Umfang zu nutzen.

Denn letztendlich sind es die Menschen, die den Unterschied machen.

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Erfahren Sie nachfolgend, wie Unternehmen Prozesse mit Hilfe digitaler System effizient optimieren und automatisieren, denn vor wenigen Jahren galten Unternehmen, die auf Digitalisierung setzten als Pioniere.

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