Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen

Die Unternehmenssoftware  für kleine Unternehmen – häufig auch Business-App, Business Software oder Enterprise Software genannt –  hat ein schlechtes Image. Manche glauben, diese Software wäre funktional eingeschränkt und weniger intelligent als die für große Unternehmen. Doch das ist nicht richtig. Die Anforderungen an diese Art Software ist nur an den geplanten Einsatzzweck angepasst. Das kann zwar manche Funktionen eliminieren – aber nur dann, wenn sie definitiv nicht benötigt werden.

Meist geht es darum, dass der zukünftige Verwendungszweck besser unterstützt wird.  Zum Beispiel werden kleine Unternehmen selten Datenvolumen mit mehreren Millionen Kontaktdatensätzen und entsprechend hohem Aufkommen beim Rechnungsschreiben zu verwalten haben. Bei kleinen Unternehmen reicht normalerweise eine einfachere Datenhaltung völlig aus, um alle Daten performant zur Verfügung zu stellen.

Merkmale einer guten Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen

Unabhängig von den Datenmengen zeichnet sich eine gute Unternehmenssoftware durch folgende Merkmale aus:

• Sie ist an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens durch Konfiguration leicht anzupassen und kann bei Bedarf durch Konfigurationsschalter weiter ausgebaut werden.
• Sie ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, so dass die Mitarbeiter sie ohne große Einarbeitung nutzen können.
• Sie ist sicher und zuverlässig und schützt die sensiblen Daten des Unternehmens vor unbefugtem Zugriff. Das kann soweit gehen, dass einzelne Datensätze auf einzelne Mitarbeiter:innen zugeordnet werden können, die ausschließlich Zugriff darauf haben. Zum Beispiel darf nicht jeder auf die Kontaktdaten vom Firmenanwalt zugreifen und nutzen. Das gilt auch für Auswertungen – natürlich wollen Sie genau bestimmen wer welche Auswertung sehen darf.
• Sie ist kostengünstig und bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, ohne versteckte Kosten oder Gebühren. Es fallen keine Kosten für technische Ausstattung, Updates und Sicherungen an.
• Sie ist innovativ und nutzt die neuesten Technologien, um dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu verschaffen.

Reichweite einer Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen

Eine professionelle Unternehmenssoftware deckt alle alle Prozesse und Daten unter einer Oberfläche ab. Natürlich können sie sich für jede einzelne Anforderung eine ganz spezielle Apps downloaden und für kleines Geld betreiben. Diese sind für Ihre spezielle Aufgabenstellung meist etwas besser, schneller und smarter. Aber das sollten Sie trotzdem nicht machen – der Grenznutzen von Zusatz-Apps ist meist eher marginal. Ausserdem braucht jede Zusatz-App  Daten von der Unternehmenssoftware und so müssen Sie sich wieder um Schnittstellen kümmern.

Prinzipiell müssen folgende Funktionsbereiche von einer Unternehmenssoftware abgedeckt werden:

• Organisation & Zusammenarbeit. Das sind die Funktionen die sich um die grundsätzlichen Prozesse in der Unternehmung kümmern. Dazu gehören zumindest Termine, Aufgabenmanagement und E-Mails. Briefe und Faxe haben je nach Branche auch heute noch eine gewisse Existenzberechtigung.
• Vertrieb. Jede wirtschaftlich orientierte Organisation ist auf eine effektive Vertriebsorganisation angewiesen. Somit brauchen sie Leads und Kontakte. Eine Kontakthistorie, in der alle Interaktionen bezogen auf einen Kunden gebündelt dargestellt werden ist zwingend erforderlich. Und der Vertrieb braucht auch ein starkes Angebotsmodul um die Leistungen überzeugend darstellen zu können. Zur Motivation haben sich  Provisionen als sehr hilfreich erwiesen – somit sollten Sie auch in der Lage sein Provisionskonten zu führen.
• Auftragsbearbeitung & Produktion. Was nützt der beste Vertrieb, wenn die versprochenen Leistungen nicht fehlerfrei und pünktlich geliefert werden können. Ein Organisationstool für den Bearbeitungsprozess ist daher unverzichtbar. Und wenn Sie ihre Leistungen erbracht haben kommt das Rechnungsmodul zum Einsatz. Dieses weiß immer genau welche Leistungen abzurechnen sind da es eng mit den Aufträgen verzahnt ist.
• Management. Für ihre Entscheidungen sind die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennziffern unerlässlich. Deswegen brauchen Sie ein Auswertungstool das die Daten aus der gesamten Organisation zusammenführen und aufbereiten kann. Dazu gehört auch eine verlässliche Übersicht über alle aktuellen Zahlungsein- und -ausgänge um eine valide Liquiditätsplanung und -kontrolle aufzubauen. Hier sehen sie am deutlichsten, warum alle Daten in einem Gesamtsystem vorzuhalten sind; andernfalls müssten Sie ja mühselig mit Schnittstellen und APIs arbeiten.

Kostenrahmen in kleinen Unternehmen

Kleine Unternehmen haben in der Regel weniger Ressourcen und Budget für die Anschaffung, Wartung und Schulung einer Unternehmenssoftware, was bedeutet, dass sie eine Software benötigen, die kostengünstig, benutzerfreundlich und zuverlässig ist. Nur selten kann in kleinen Unternehmen ein eigener Systemadministrator erwartet werden der/die sich um die laufende Pflege und um Schulung kümmert. Ideal sind deshalb solche Apps die sich schrittweise an die eigenen Anforderungen anpassen lassen.

Größere Flexibilität in kleinen Unternehmen

Kleine Unternehmen sind oft flexibler und agiler in ihren Geschäftsprozessen, was bedeutet, dass sie eine Unternehmenssoftware benötigen, die sich schnell an veränderte Bedürfnisse anpassen lässt. Zum Beispiel kann eine Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen hocheffiziente Funktionen wie die automatische Erstellung von Rechnungen inkl. der Integration mit Online-Zahlungsdiensten beinhalten. Ändern sich hier die Rahmenbedingungen so muss von Heute auf Morgen die Softwarekonfiguration angepasst werden. In großen Unternehmen müssen dazu mehrstufige Freigabeprozesse in Gang gesetzt werden die sich auch über einen längeren Zeitraum hinziehen können.

Rechtevergaben & länderspezifische Einstellungen

Auch kleine Unternehmen müssen die Zugriffsrechte auf Funktionen und Daten diffizil steuern können. So darf nicht jede:r alle Daten sehen noch alle Funktionen ausführen.  Große Unternehmen haben hier ganz andere Anforderungen. So müssen zum Beispiel Vorgesetzte über alle Rechte der hierarchisch untergeordneten Mitarbeiter ausüben können. Viele Nationalitäten und Sprachen sind zu berücksichtigen; und natürlich sind weltweite alle Darstellungsarten von Zahlen und Datumsfeldern zu unterstützen. Kleine Unternehmen  können meist mit den EU-spezifischen Möglichkeiten auskommen.

Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen haben somit nichts mit weniger Leistung zu tun, sondern damit, dass alle Anforderungen zufriedenstellend abgedeckt werden. Es handelst sich um einen strategisch besten Weg um das Potenzial des Unternehmens voll auszuschöpfen und es für die Herausforderungen der digitalen Welt aufzurüsten.

Und verwechseln Sie eine Unternehmenssoftware nicht mit der Buchhaltung. Diese ist auch wichtig aber eher rückwärtsgewandt und konzentriert auf Finanzen und Steuern. Die Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen unterstützt Sie bei der Betreuung und Gewinnung neuer Kunden. Schafft Wachstum und stetigen Erfolg – immer mit Blick auf den Kunden und dessen Zufriedenheit. Alles andere ist zweitrangig, denn Erfolg in guten Zeiten ist nicht schwierig – in schlechten Zeiten zeigt sich die weise Voraussicht.