XRechnung – erstellen und verarbeiten – must-have in 2025

Die Cloud Unternehmenssoftware iscrm stellt alle Funktionen für den Umgang mit der XRechnung bereit. So können Sie jetzt mit wenigen Mausklicks eine XRechnung erstellen und an den Rechnungsempfänger übertragen. Umgekehrt können Sie eingehende XRechnungen in eine vom Menschen lesbare Form bringen und als PDF ausgeben. Das ist insofern ein wichtiger Punkt als Sie damit in die Lage versetzt werden, die Rechnung visuell auf Korrektheit und Vollständigkeit zu prüfen. Ausserdem kann Ihr Steuerberater ohne weitere Anpassungen Ihre Belege weiterverarbeiten.

Was Sie vorbereiten müssen

1. API bestellen: Die Erstellung der XRechnung  erfordert viel spezifisches Fachwissen. Dieses haben wir bei unseren Partner finaX gefunden. Der validiert alle Rechnungsdaten und erstellt – wenn alles ok ist – die XML-Datei. Das passiert alles im Hintergrund, so daß Sie als iscrm-Nutzer mit den Abläufen nichts mehr zu tun haben.
2. Daten vorbereiten:  Das betrifft die Produkteinheiten und die Absenderdaten des XRechnung-Erstellers. Die Produkteinheiten können Sie in der Produktverwaltung hinterlegen; Ihre Absenderdaten werden in den Druckvorlagen eingetragen. Hier sind vor allem Ihre Bankdaten wichtig.
3. Rechnungsempfänger: Zusätzlich zu den üblichen Kontaktdaten wie Adresse und E-Mail-Adresse benötigt die XRechnung eine sgn. Leitweg-ID. Diese identifiziert den Empfänger und muss im Rechnungskontakt unter dem TabReiter Bank eingetragen werden.
4. Zahlungsbedingungen:  Auch wenn Sie kein Skonto gewähren, sollte in der Rechnung zumindest eine Zahlungsfrist hinterlegt werden. Wenn Sie keine Angabe dazu machen wird als Standardwert ’30 Tage rein netto‘ verwendet.

Mehr Details zu den vorbereitenden Maßnahmen finden Sie selbstverständlich in der iscrm-Hilfe.

Was sind Ihre Vorteile dabei:

1. Effizienz: Elektronische Rechnungen können schneller erstellt, versendet und verarbeitet werden, was den gesamten Rechnungsprozess beschleunigt.
2. Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen.
3. Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse verringern das Risiko von Fehlern, die bei manueller Eingabe auftreten können.
4. Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.
5. Rechtssicherheit: Die XRechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und sorgt für eine rechtssichere Abwicklung von Rechnungen.
6. Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess.
7. Interoperabilität: Die XRechnung ist ein standardisiertes Format, das von vielen Systemen und Plattformen unterstützt wird, was die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmen erleichtert.

Diese Vorteile machen die XRechnung zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse optimieren möchten. Auf das läuft im Prinzip alles hinaus – irgendwann sollte der gesamte Abrechnungs- und Zahlungsvorgang vollständig automatisiert ablaufen; so daß auch kleinere Anbieter nicht ewig hinter Ihrem Geld herlaufen müssen.

Welche Form-Vorschriften müssen Sie beachten

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend ist. Hier sind die wichtigsten Anforderungen zusammengefasst:

1. Format und Struktur: Die XRechnung muss im XML-Format vorliegen und den XML-Schema-Definitionen der EN 16931 entsprechen.
2. Inhaltliche Anforderungen: Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtfelder enthalten, darunter:
   1. Daten des Rechnungsempfängers (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
   2. Daten des Rechnungserstellers (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Umsatzsteuer-ID)
   3.  Rechnungsdetails (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingungen, Rechnungspositionen, summierter Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer, Zahlungsweise, Bankverbindungsdaten).
3. Technische Anforderungen: Die Rechnung muss eigenständig sein, kann jedoch eingebettete Objekte wie Belege enthalten. Sie muss die spezifizierten Geschäftsregeln und deren technische Umsetzung nach dem XRechnung-Standard erfüllen.
4. Elektronische Adressen: Die XRechnung muss elektronische Adressen des Verkäufers und Käufers enthalten, um eine direkte elektronische Kontaktaufnahme zu ermöglichen.
5. Kompatibilität: Die XRechnung muss mit den Nutzungsbedingungen der jeweiligen Rechnungseingangsplattform des Bundes, bzw. der empfangenden Organisation kompatibel sein.

Diese Anforderungen stellen sicher, dass die XRechnung automatisiert verarbeitet werden kann und den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Sie als iscrm-Nutzer müssen sich damit nicht mehr auseinandersetzen

Wenn Sie noch Fragen haben schreiben Sie uns an service@infosense.de. Wir freuen uns über jede Anregung.