Aufgaben verwalten

Für was kann die Aufgabenverwaltung eingesetzt werden

Die Aufgaben-Verwaltung wird meist zur Organisation von internen Arbeiten eingesetzt; doch sie eignet sich auch gut  für Servicefälle und Kundenanfragen sofern diese nicht zu viele werden.

Haben Sie viele solcher Geschäftsvorfälle sollten Sie sich überlegen, ob evtl. der Einsatz eines Helpdesks besser wäre. Der Helpdesk zeichnet sich dadurch aus, dass die Kommunikationswege zum Kunden stärker unterstützt werden und dass viele verschiedene Leute an einem ‚Fall‘ arbeiten können.

Aufgaben organisieren

Zu einer Aufgabenverwaltung gehört unbedingt ein Ablagesystem – also Ordner in die die einzelnen Aufgaben abgelegt werden. Es gibt folgende vordefinierte Ordner die für alle Kolleg*innen gleich sind und auch nicht gelöscht werden können:

• Eingang: Hier liegen alle Aufgaben die einem Verantwortlichen neu zugeordnet wurden; vergleichbar mit dem Posteingang in der E-Mail-Liste. Wird eine Aufgabe als ‚Erledigt‘ gekennzeichnet, verschwindet sie automatisch aus dem Eingangsordner.
• Offene Aufgaben: Hier liegen alle Aufgaben die noch nicht abgeschlossen sind. Der Eingangsordner gehört hier auch als Untergruppe dazu, da neue Aufgaben logischerweise immer offen sind.
• Erledigte Aufgaben: Dieser Ordner umfasst alle abgeschlossenen oder stornierten Aufgaben.
• Gelöschte Aufgaben: Dieser Ordner umfasst alle Einträge mit dem Löschstatus, die aber erst nach 30 Tagen physikalisch aus dem System entfernt werden.

Selbstverständlich können Sie zusätzliche eigene Ordner anlegen. Bedenken Sie dabei, dass es sich hier um persönliche Ordner handelt – Ihre Kollegen sehen sie nicht.  Involvierte Kollegen – also Leute, die an der Aufgabe beteiligt sind – könnten die gleiche Aufgabe in einem anderen, selbst angelegten Ordner verschieben.

Was gehört in eine Aufgabe

Das wichtigste ist ein eindeutiger Aufgabentitel und die Angabe wer dafür verantwortlich ist.  Alle andere Infos dazu sind optional. Allerdings unterstützen Sie Ihre Kolleg*innen wenn Sie eine Aufgabe detaillierter beschreiben und evtl. sgn. Unteraufgaben definieren.  Unteraufgaben sind kleinere Arbeitsschritte die in Ihrer Reihenfolge per drag&drop verschoben werden können. Und sie können einzeln abgehackt werden, sobald sie erledigt sind; das schafft Überblick.

Darüber können Sie die Aufgaben je nach Anforderung mit zusätzlichen Infos ergänzen

• Fälligkeit, geschätzte Dauer und Grad der Fertigstellung sind hilfreich, wenn es um die Auslastung geht.
• Merkmale und Prios sind Angaben um Aufgaben zu sortieren und zu selektieren.
• Statusberichte sind hilfreich, wenn Sie die Entwicklung einer Aufgabe nachvollziehen wollen.

Und vergessen Sie nicht eine Aufgabe zu verknüpfen. Aufgaben stehen ja selten alleine: meist sind sie verbunden mit einem Kontakt oder einem Auftrag oder einem anderen Datenobjekt. Das ist deswegen hilfreich, da die Aufgaben dann auch in der Historie des Datenobjektes auftauchen.

Laufzettel

Sehr häufig wird der ‚Schnelldruck‘ einer Aufgabe als interner Laufzettel verwendet. Dieses Papier listet die wichtigsten Auftragsdaten auf und ermöglicht die handschriftliche Protokollierung der durchgeführten Arbeiten. Besonders in der Werkstatt werden diese Laufzettel sehr viel genutzt. Arbeiten können so dokumentiert und auch abgerechnet werden.

Verschaffen Sie sich Überblick

Eine der wichtigeren Sichtweisen in einer Organisation ist der Blick auf den Kalender und die anstehenden Aufgaben, um seinen Tag zu strukturieren. Deswegen sollten Sie in der Kalenderansicht die Aufgaben am linken Seitenrand einblenden. So haben Sie alles im Blick: Welche Termine stehen an und welche Aufgben sind zu bearbeiten.