CRM Konfiguration Kontakte

Kundenwünsche sind so vielfältig wie Sand am Meer – deswegen benötig jede Standard-Software eine grundsätzliche Anpassung (Konfiguration) an die eigenen höchst individuellen Anforderungen.

In der Cloud Unternehmenssoftware für CRM und ERP iscrm sind alle basischen Einstellmöglichkeiten unter System > Mandant > Einstellungen abgelegt. Hier finden Sie eine lange Liste von Einstellwerten, die Sie alle für Ihren Einsatzzweck prüfen und konfigurieren sollten. Die Voreinstellungen sind so ausgelegt, dass jeder anfangs damit arbeiten kann – doch ob dies auch die optimale Konfiguration für Sie ist, kann kein Fremder entscheiden; das müssen Sie im Einzelfall selber prüfen und festlegen.

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Einstellmöglichkeiten aus dem Bereich CRM/Kontakte.

Konfiguration Kontakte Allgemein

Anzahl der Adresszeilen: Wie viele Adressezeilen benötigen Sie um eine Adresse korrekt darzustellen? In Deutschland werden Sie nur eine brauchen; sobald Sie aber auch ausländische Adressen zu verwalten haben, können bis zu drei Adresszeilen notwendig werden.

Briefanrede: Ein wichtiges Merkmal, das Sie sehr sorgfältig einstellen sollten. Die Briefanrede wird immer dann verwendet wenn Sie einen Brief oder ein E-Mail schreiben; auch für Newsletter ist diese Einstellung von großer Bedeutung. Manche duzen Ihre Kunden, andere verwenden lieber eine förmliche Anrede – deswegen kann hier mit Hilfe von den Platzhaltern Vor- und Nachname, Middlename für Amerika und Titel die Gestaltung der Anrede frei definiert werden.  Beachten Sie bitte die drei Formen für die weibliche und für die männliche Anrede; und für den Fall wenn Sie das Geschlechts des Kontaktes (noch) nicht wissen.

Hinweis: Die Regel findet bei neuen Kontakten Anwendung. Wenn Sie im Einzelfall die Briefanrede anders gestalten wollen können Sie das Briefanrede-Feld beim Kontakt jederzeit überschreiben.

Assistenzname: Manchmal ist es hilfreich den Namen der Assistentin/des Assistenten eines Ansprechpartners zu wissen. Zwar will man die Assistenz nicht in die Kontaktliste aufnehmen aber die Info sollte auch nicht verlorengehen. Daher kann man mit diesem Schalter in der Kontaktmaske ein zusätzliches Datenfeld für den Namen des Assistenten einblenden.

Skype: Falls Sie skypen brauchen Sie auch den Skynamen eines Kontaktes; ansonsten ist diese Angabe nicht notwendig.

Zusatzadressen: Hier geht es darum, zu einer Kontaktperson oder zu einer Firma weitere Adressen zu hinterlegen. Das kann z.B. eine gesonderte Rechnungsadresse, eine Besuchsadresse oder eine Lieferadresse sein. Ist dieser Konfigschalter aktiviert, haben Sie die Möglichkeit bei der Adressbestimmung (z.B. eines Lieferscheins oder einer Rechnung) eine der existierenden Zusatzadressen auszuwählen. Die Zusatzadressen werden einmalig beim Kontakt eingetragen.

Private Kontakte: Wollen Sie, dass auch private Kontakte im System gespeichert werden dürfen? Ein privater Kontakt gehört dem, der diese Adresse erfasst hat; für Kollegen ist dieser Eintrag dann nicht sichtbar.  Normalerweise würde ich von der Verwendung dieses Merkmals abraten – wenn Sie allerdings Ihre Juristen oder die Ansprechpartner Ihrer Bank im System führen und nicht wollen, dass andere die hinterlegte Kontakthistorie einsehen können ist das Merkmal hilfreich.

Bedenken Sie aber, dass dann auch Kollegen das Merkmal verwenden können und Sie wissen dann nicht, welche Daten hinterlegt sind.

Konfiguration Firmen-Kontakte

Speziell für Firmenddaten gibt es einige Konfigschalter, die Sie sich genauer ansehen sollten.

Adressnummern: In modernen Datensystemen sind Adressnummern meist nicht mehr erforderlich; doch es gibt Fälle in denen man nicht darauf verzichten kann – z.B. weil die Buchhaltung noch auf Adressnummern basiert. Bei aktivierten Adressnummern wird iscrm angewiesen bei jedem neuen Firmendatensatz eine eindeutige und fortlaufende Nummer zu generieren. Sie können dabei beliebig viele Nummernkreise definieren. z.B. für Lieferanten, für Kunden und für Partner. Für jeden Nummernkreis können Sie den Startwert und die Formatierung getrennt hinterlegen.

Apropos Formatierung: Die Formatierung ist eine Anweisung wie eine Nummer darzustellen ist; z.B. mit einem Präfix oder einem Suffix. Formatierungen dienen meist dazu, dass die Art der dargestellten Nummer leichter erkannt werden kann.

Handelsvertreter: Ein Schalter für diejenigen, die mit Handelsvertretern zusammenarbeiten und deren Konditions- und Provisionsvereinbarungen von den erzielten Umsätzen abhängig sind. Ist dieses Merkmal aktiviert, stellt iscrm  bei den Kunden zusätzliche Tabellen zur Verfügung, in denen die Monatsumsätze mit den Handelsvertretern eingetragen werden können.  Über das Reporting-Tool können die Kundenumsätze anschliessend auf die Handelsvertreter aufsummiert werden.

Anmerkung: In der Standardfunktionalität von iscrm müssen die Handelsumsätze manuell erfasst werden. In der Anfangsphase oder bei wenigen Handelsvertretern mag das praktikabel sein. Arbeiten Sie allerdings mit vielen Handelsvertretern zusammen ist es sicher sinnvoll die Umsätze über eine Schnittstelle zu importieren. Sprechen Sie uns an, wenn Sie ein solche Schnittstelle benötigen.

Mit der Cloud Unternehmenssoftware iscrm sind Sie bestens beraten. Ihre Daten sind damit immer sicher – sie liegen ausschließlich in einem deutschen Hochsicherheits-Rechenzentrum und werden durch das deutsche  Datenschutzgesetz geschützt. Die Software ist besonders für kleine und mittlere Firmen geeignet und so günstig, dass es sich jede(r) leisten kann.

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