Office Dokumente im Browser ansehen
ein Browser kann hervorragend mit Texten und mit Bildern umgehen – sobald aber andere Dateitypen wie z.B Word-, Excel- oder Powerpoint-Dateien angesehen werden wollen ist das nicht ohne weiteres möglich. Eine Anpassung der Browser-Einstellung ist dafür erforderlich.
Gerade Office-Dokumente sind im geschäftlichen Umfeld weit verbreitet. Wenn nahezu alle Geschäftsdaten in der Cloud und online verarbeitet werden, wäre es sehr schön wenn auch diese Dateien mit dem Browser geöffnet und angesehen werden können. Andernfalls muss man
- das Dokument zuerst lokal herunterladen und dann
- mit einem passenden Programm – wie z.B. Word oder Excel – öffnen
um es lesen zu können. Das ist eine relative aufwendige Angelegenheit um z.B. einen Absatz nachlesen zu können. Diese Problematik haben übrigens alle Browser – egal ob Sie Chrome, Firefox oder Edge im Einsatz haben. Das hängt damit zusammen, dass die meisten Dateien mit einem proprietären Format erstellt werden; Word-Dateien sind z.B. Formate der Firma Microsoft und können daher auch nur mit dem Word-Programm gelesen werden und eben nicht mit dem Browser von Mozilla.
Um Ihnen das Leben etwas einfacher zu machen, ist in der Cloud Unternehmenssoftware für CRM und ERP iscrm ein Viewer integriert, mit dem die meisten Dateiformate zumindest angesehen werden können. Nachfolgend finden Sie Hinweise, wie Sie Ihrem Browser beibringen können, dass er die gängigsten Formate darstellt.
In iscrm den Google-Viewer aktivieren
In iscrm unter System > Mandant > Einstellungen > Allgemein finden Sie einen Konfigurationsschalter um den Google-Viewer (Viewer: Anzeigeprogramm) zu aktivieren. Wenn Sie diesen Schalter anhacken kann iscrm die häufigsten Dateiformate zum Lesen öffnen:
- Adobe PDF (.PDF)
- Microsoft Word (.DOC and .DOCX)
- Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
- Microsoft PowerPoint (PPT, .PPTX)
- Apple Pages (.PAGES)
- Adobe Illustrator (.AI)
- Adobe Photoshop (.PSD)
- Autodesk AutoCad (.DXF)
- Scalable Vector Graphics (.SVG)
- PostScript (.EPS, .PS)
- TrueType (.TTF)
- XML Paper Specification (.XPS)
Damit sind Sie für das Handling der gebräuchlichsten Dokumente gewappnet. Das Schöne dabei ist, Sie müssen keine Software auf Ihrem Rechner installieren. Einmal angehackt gilt diese Einstellung für Sie und alle Ihre Kollegen und alle Geräte, mit denen Sie auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen. Auch die Vorschau von E-Mail-Attachments ist damit möglich.
Allerdings sollten Sie sich über die Nachteile in Zeiten des Datenschutzes im Klaren sein:
- Der Viewer ist – wie der Name schon sagt von Google. Das heißt, dass damit Google Ihre Dateien auslesen könnte; sie müssen ja im Hintergrund auf einen Google-Server übertragen werden. Ich würde jetzt keine Patentanträge, Firmengeheimnisse, etc. über diesen Weg anzeigen lassen. Andererseits: Sensible Dokumente werden normalerweise verschlüsselt übertragen und können somit eh nur lokal geöffnet werden.
- Die Anzeige mit dem Google-Viewer funktioniert nur innerhalb von iscrm.
Browser-Erweiterung installieren
Mit etwas mehr Aufwand lassen sich die o.g. Nachteile sehr wohl verhindern und Sie können trotzdem proprietäre Dateien im Browser öffnen. Sie müssen dazu Ihren Browser mit Hilfe einer Software von Drittanbietern um die notwendigen Fähigkeiten erweitern. Das hat dann nichts mehr mit iscrm zu tun, sondern ist eine individuelle Erweiterung auf Ihrem persönlichen Rechner.
Wie solche Erweiterungen installiert werden ist von Browser zu Browser leicht unterschiedlich. Normalerweise klicken Sie dazu in der oberen rechten Ecke des Browserfensters auf das Einstellungsmenü. Hier suchen Sie nach dem Befehl ‚Erweiterungen‘ oder ‚PlugIns‘ oder ‚Add-ons‘. Wenn Sie diesen Punkt gefunden haben können Sie nach einer passenden Erweiterung suchen. Geben Sie dazu ‚Docs Viewer‘ im Suchfeld ein und folgen Sie den Anweisungen zur Installation.
Haben Sie das geschafft können Sie Word-, Excel- und Adobe-Dateien innerhalb des Browsers öffnen und ansehen und müssen nicht immer erst alle Dateien herunterladen.
