Serien-, Chargennummer und Ablaufdatum

Seriennummern dienen der eindeutigen Identifikation eines einzelnen Produktes. Seriennummern werden üblicherweise für Geräte verwendet. Insbesondere um Garantieansprüche und dergleichen eindeutig feststellen zu können.

Chargennummern dienen der eindeutigen Kennzeichnung von Produkten die aus ein und dem selben Fertigungsauftrag stammen. Trotz gleicher Fertigungsparameter können geringfügige Abweichungen zustande kommen, so dass bis zum Endverbraucher hin erfasst werden muss wer welche Charge bekommen hat.

Der verwaltungstechnische Unterschied zwischen Seriennummern und Chargennummern ist im wesentlichen, dass Seriennummern immer die Menge 1,  Artikel mit Chargennummern normalerweise eine größere Menge haben.

Ein Produkt kann zusätzlich ein Ablaufdatum, Mindesthaltbarkeitsdatum oder MHD haben.

Für die meisten iscrm-Nutzer reicht eine eine einfache Artikelnachverfolgung aus in dem Sinne, dass festgehalten wird, wer, wann welche Serien- oder Chargennummer bekommen hat. Dazu müssen die Produkte nur mit einem entsprechendem Merkmal versehen werden.  Siehe dazu System > Produkte > Merkmale > Serien- oder Chargennummer erforderlich.

Ist dieses Produkt-Merkmal gesetzt, wird in der Auftragserfassung die Nummer zwangsweise abgefragt. Bei Bedarf können Sie in der Auftragsverwaltung suchen, wer eine bestimmte Nummer bekommen hat.

Dieses – einfache – Verfahren wird als Nummernprotokollierung bezeichnet.

Verwaltung von Serien- und Chargennummern

Wenn Sie allerdings genau nachverfolgen wollen welche Serien- oder Chargennummern mit welchem Ablaufdatum verfügbar sind und Sie dafür sorgen müssen, dass nur vorhandene Nummern verwendet werden, dann reicht die einfache Nummernprotokollierung wie oben beschrieben nicht mehr aus.  Dann müssen Sie in der Produktverwaltung alle Serien- und Chargennummer hinterlegen. In der Auftragsverwaltung kann dann nur noch aus diesem Nummernvorrat abgebucht werden.

Voraussetzung für diese aufwendigere Verwaltung ist eine Aktivierung unter System > Mandant > Einstellungen > Produkte > Serien- und Chargennummer-Verwaltung.  Diese Einstellung hat zur Folge, dass ein Produkt nun explizit als Serien- oder Chargenprodukt geführt werden kann.  Das bedeutet auch, dass eine zusätzliche Tabelle mit eingeblendet wird, in der Sie die verfügbaren Serien- und Chargennummern mit optionalem Ablaufdatum hinterlegen können.

Wird ein Produkt in der Auftragsverwaltung verwendet, so wird die Auftragsmenge aus dem Nummernvorrat abgebucht. Wichtig:  Dies erfolgt nicht erst bei der Lagerbuchung sondern sofort bei der Verwendung; damit wird sichergestellt, dass eine Nummer nicht mehrfach verwendet werden kann. D.h. aber auch, dass Sie keine Auftragsposition eintragen können, wenn keine Serien-/Chargennummer verfügbar ist.