Videokonferenz ohne Installation im CRM integrieren

Viele Arbeitnehmer machen Homeoffice und nehmen in dem Zusammenhang auch an immer mehr Telefon- und Video­konferenzen teil. Insbesondere die Kommunikation über Video­konferenzsysteme findet starke Verbreitung; kein Wunder, denn die Vorteile sind überzeugend:

• Zusammengehörigkeitsgefühl schaffen. Mit einem Videokonferenzsystem können Sie ganz einfach mit dem ganzen Team Besprechungen abhalten; das stärkt ihr Gefühl der Verbundenheit.

• Gespräche auf der zwischenmenschlichen Ebene führen. Bei einer Videokonferenz fasst man schneller Vertrauen als bei einem Telefonanruf. Wenn Sie jemandem ins Gesicht sehen, sein Lächeln wahrnehmen und auf seine Körpersprache reagieren, lernen Sie ihn auf einer ganz anderen Ebene kennen.
• Nonverbale Signale sehen. Menschen können visuelle Informationen wesentlich besser speichern als akustische. Studien haben gezeigt, dass nur 7 % der Kommunikation verbal stattfindet (d. h. ausgesprochen wird), während die Stimmmodulation 38 % und nonverbale Signale 55 % ausmachen.
• Reisekosten reduzieren und Zeit sparen. Bei einer Remote-Kommunikation entstehen keine Kosten für Flüge, Unterkunft und vieles mehr.
• Zusätzliche Möglichkeiten von Videokonferenzen nutzen. Die neuesten Videokonferenzsysteme verfügen über Zusatzfunktionen. Die Teilnehmer können Folien miteinander teilen, chatten und live gemeinsam an einem Dokument arbeiten, etc..

Deswegen sollten Videokonferenzen gefördert werden; und das geht an besten wenn eine solche Kommunikation schnell und einfach aufgebaut werden kann. Die Cloud Geschäftsapplikation für CRM hat deshalb die Konferenzsoftware Jitsi so eingebunden, dass es nur noch einen Klick braucht, um sich mit den Kollegen und mit Kunden in einem Konferenzraum zu treffen.

Anmerkung: Konferenzsysteme gibt es viele mit verschiedenen Vor- und Nachteilen. Wir haben uns für Jitsi entschieden, weil dieser Service kostenlos ist, die Kommunikation auf der ganzen Strecke verschlüsselt wird und der Kommunikationsserver in Europa steht. Aber das Wichtigste für uns ist, dass die gesamte Kommunikation über den Browser läuft. D.h. kein Teilnehmer muss sich mit der Installation zusätzlicher Software rumschlagen. M.E. ein wichtiger Punkt in heterogenen Systemumgebungen.

Vorbereitung

Damit eine Videokonferenz aus iscrm heraus mit nur einem Klick gestartet werden kann, muss der SystemAdmin unter System > Mandant > Einstellungen > Videokonferenz mit Jitsi einige Eingaben machen:

• Jitsi ist eine s.g. Open Source Software; deswegen ist festzulegen über welchen Server die Kommunikation stattfinden soll. Hier sind einige Server zur Auswahl vordefiniert. Testen Sie die ersten beiden welcher für Ihre Ansprüche am besten ist. Theoretisch könnten Sie einen eigenen Kommunikationsserver aufsetzen; sprechen Sie uns an wenn Sie einen solchen brauchen.
• Einen internen Konferenzraum für alle Teammitglieder festlegen.
• Einen zusätzlichen Konferenzraum für (externe) Kunden und Partner definieren.

Das wäre es dann schon – nach einem Refresh der Browseransicht finden Sie unter dem Hauptmenü KOMMUNIKATON Befehle um eine Videositzung zu starten und um per E-Mail  Kunden einzuladen.

Tipps & Tricks

Bevor Sie mit der ersten Videokonferenz starten, sollten Sie einen Testlauf mit Kollegen/innen machen. Es gibt so vieles was dabei schief gehen kann. Reicht die Leistung Ihres WLANS für die Videoübertragung aus?  Ist die Kamera gut eingestellt? Gibt es eine Rückkopplung auf den Lautsprecher? Sie sollten diese Punkte besser vor der Videokonferenz mit dem Kunden klären.

Machen Sie sich mit der Bedienung der Videokonferenz-Software vertraut.  Welche Einstellmöglichkeiten gibt es und was macht für den eigenen Zweck Sinn? Welche Darstellungsmöglichkeiten gibt es?  Wie können – was man häufig braucht – Bildschirme eingeblendet werden?

Versuchen Sie, die Videokamera auf Augenhöhe zu positionieren. Alles andere sieht immer irgendwie komisch aus. Manchmal ist der Kauf einer externen Videokamera mit eingebauten Mikrofon sinnvoll – diese lässt sich freier positionieren. Das ist nicht teuer und sieht professioneller aus.